Mise en vigueur : 29 septembre 2011
Préparé par : Direction des politiques et procédures, Direction générale des opérations
1.1 La présente politique a pour objet d'établir une méthode uniforme de traitement des plaintes concernant des représentants non autorisés (ou conseils) qui peuvent représenter une personne, la conseiller ou agir comme consultants pour elle, dans toute affaire devant la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR), contre rémunération ou autre rétribution.
1.2 Le
Règlement sur l'immigration et la protection des réfugiés (le Règlement) prévoit que seul un « représentant autorisé » peut représenter une personne dans toute affaire devant la
CISR, ou faire office de conseil, contre rémunération ou autre rétribution.
2.1
Représentant autorisé - S'entend de la définition prévue à l'article 2 du Règlement, c'est-à-dire un avocat, membre en règle du barreau d'une province ou d'un territoire; un notaire membre en règle de la Chambre des notaires du Québec; un consultant en immigration membre en règle du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (CCIC)Note 1.
2.2
Délégué du président - La personne à laquelle le président délègue son pouvoir général d'examen et de règlement des plaintes conformément à la présente politique.
2.3
Conseil/représentant - Quiconque représente une personne, la conseille ou agit comme consultant auprès d'elle, dans toute affaire devant la
CISR. Il peut s'agir d'un « représentant autorisé », rémunéré ou recevant autre rétribution ou non, ou d'un « représentant non rémunéré ».
2.4
Représentant rémunéré non autorisé - Toute personne qui n'est pas un « représentant autorisé » tel que défini, et qui se déclare « représentant non rémunéré », tout en exigeant en réalité, une rémunération ou autre rétribution pour représenter une personne, la conseiller ou agit comme consultant auprès d'elle, dans toute affaire devant la
CISR.
2.5
Représentant non rémunéré - Quiconque représente une personne, la conseille ou agit comme consultant auprès d'elle, dans une affaire devant la
CISR sans être rémunéré ni autrement rétribué, également appelé représentant bénévoleNote 2. Un représentant qui reçoit un paiementNote 3 pour ces services en n'importe quel temps est considéré comme représentant rémunéré.
3.1 La personne qui fait l'objet d'une procédure devant la
CISR a le droit de retenir les services d'un conseil, à ses frais, pour la représenter.Note 4
3.2 Le 13 avril 2004, le Règlement a été modifié pour inclure des dispositions régissant les conseils dans les affaires en matière d'immigration et de protection des réfugiés.Note 5 Selon le Règlement, deux types de représentants peuvent comparaître devant la
CISR : les représentants autorisés, qui fournissent leurs services contre rémunération ou non, et les représentants non rémunérés.
3.3 Conformément aux objectifs du Règlement, la présente politique énonce l'approche suivie par la
CISR pour traiter les plaintes contre des représentants non autorisés qui pourraient, en fait, avoir demandé une rémunération pour leurs services. Bien qu'il n'incombe pas principalement à la
CISR de surveiller la conformité aux dispositions du Règlement régissant les conseils, elle ne devrait pas fermer les yeux devant les violations aux dispositions du Règlement. La présente politique et ses modalités connexes visent à fournir un moyen de protéger l'intégrité des procédures de la
CISR contre des infractions au Règlement. Cette fonction se fonde sur le principe selon lequel la
CISR est maître de ses propres procédures, sous réserve de toute loi et des principes d'équité et de justice naturelle.Note 6
3.4 À titre de chef judiciaire de la
CISR, le président est responsable de la direction, de l'orientation et du leadership général des processus de la
CISR. Pour réaliser les objectifs de la présente politique, le président délègue son pouvoir général pour exercer la fonction d'examen à l'égard des plaintes déposées conformément à la présente politique.
3.5 Le délégué du président est le vice-président adjoint (VPA) ou le directeur de la section du bureau régional visé par les faits à l'origine de la plainte. Dans un bureau régional où il n'y a aucun
VPA pour une section, le délégué du président est le commissaire coordonnateur compétent. Cependant, lorsque les faits ayant mené à la plainte surviennent dans plus d'une section ou d'un bureau régional, le président nomme une autre personne à titre de délégué du président pour traiter de la plainte.
4.1 La présente politique s'applique aux plaintes déposées dans l'une des sections de la
CISR contre tout représentant qui aurait exigé une rémunération ou une autre rétribution alors qu'il avait déclaré ne pas être rémunéré pour représenter une personne, la conseiller ou agir comme consultant auprès d'elle, dans toute affaire devant la
CISR.
4.2 La présente politique s'inspire des politiques et pratiques en vigueur et remplace tout ou en partie des documents ou des déclarations contraires publiés antérieurement par la
CISR.
5.1 La
CISR adhère à la représentation par des conseils dans ses procédures, conformément au Règlement.
5.2 La
CISR a le devoir de protéger l'intégrité et l'efficacité de ses processus en veillant à ce que les conseils qui comparaissent à ses procédures aient effectivement le droit de représenter leur client aux termes du Règlement.
5.3 Si la personne qui comparaît devant la
CISR est représentée par un conseil non rémunéré ou autrement rétribué, autre qu'un représentant autorisé, la personne et le conseil doivent fournir à la
CISR une déclaration signée attestant que le conseil agit à titre de représentant non rémunéré.Note 7
5.4 Le commissaire, l'employé ou une partie qui, pendant la procédure, croit qu'un représentant offre ses services contre rémunération ou autre rétribution alors qu'il a déclaré ne pas être rémunéré, doit exprimer ces préoccupations pendant l'audience. On peut demander à la personne qui comparaît si elle a bien compris la déclaration qu'elle a signée. On peut aussi lui demander de confirmer à l'audience si, à quelque moment, elle a payé ou va payer ou autrement rétribué, son représentant pour les services qu'il lui fournit à titre de représentant, de conseiller ou de consultant dans la procédure devant la
CISR. On doit alors donner au conseil la possibilité de répondre aux préoccupations soulevées de façon que l'affaire puisse être réglée pendant la procédure, le commissaire pouvant autoriser ou non le représentant à faire office de conseil dans cette procédure. Toutefois, le commissaire peut aussi déterminer qu'un examen est justifié dans cette affaire en vertu de la présente politique et, le cas échéant, suivre les étapes prescrites dans l'article 5.6 ci-dessous.
5.5 Les indices possibles qu'un représentant allègue ne pas être rémunéré pourrait, en réalité, avoir fourni ses services contre rémunération ou autre rétribution comprennent, entre autres :
- des comparutions fréquentes, à titre de représentant non rémunéré (élément aggravant si combiné avec l'un des facteurs ci-dessous);
- des renseignements au dossier de la
CISR montrant que le conseil avait exigé des honoraires ou autre rétribution dans le passé pour agir comme représentant et comparaître devant la
CISR, ou qu'il fournit actuellement d'autres services parajuridiques contre rémunération ou autre rétribution, tout en affirmant maintenant faire office de représentant bénévole devant la
CISR;
- des renseignements pertinents issus de sources autres externes à la
CISR, incluant : l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (CCIC) ou les médias;
- des renseignements pertinents reçus d'un client actuel ou antérieur du conseil, ou d'autres membres du public;
- des renseignements pertinents contenus dans un dossier porté devant la Cour fédérale.
5.6 Tout commissaire ou employé possédant des renseignements pertinents peut exprimer des préoccupations en vertu de la présente politique. Les étapes suivantes doivent être suivies dans le cadre du processus d'examen des plaintes :
- Tout doute selon lequel un représentant non autorisé aurait fourni ses services contre rémunération ou autre rétribution doit être soulevé de manière informelle devant le commissaire gestionnaire compétent ou le gestionnaire de l'employé
- Si le gestionnaire estime que la question exige un examen approfondi, l'affaire est déférée au greffier régional, qui exécutera les fonctions administratives au début du processus d'examen. Le greffier obtiendra tout renseignement supplémentaire, y compris les antécédents de représentation du conseil devant la
CISR, des rapports oraux ou écrits provenant d'autres membres du personnel de la
CISR, des renseignements généraux sur les activités professionnelles du conseil et d'autres renseignements pertinents à l'appui s'il y a lieu.
-
Cette section est actuellement en cours de révision et sera bientôt mise à jour.
Après avoir procédé à l'examen, le greffier rédige un rapport indiquant les faits à l'appui disponibles, et prépare le dossier des renseignements. Le greffier transmet une copie du rapport et le dossier au gestionnaire, aux chefs régionaux des sections ainsi qu'au directeur régional. Il transmet la plainte au délégué du président, qui examine le droit de la personne d'agir à titre de conseil non rémunéré devant la
CISR.
- Si le délégué du président considère qu'il n'y a pas suffisamment de renseignements pour poursuivre l'examen, le processus d'examen prend fin et le délégué du président en fait notification au greffier. Le greffier informe le gestionnaire, les chefs régionaux des sections ainsi que le directeur régional que le processus est terminé.
- Si le délégué du président considère qu'il y a suffisamment de renseignements pour poursuivre l'examen, le greffier communique avec le représentant au moyen d'une lettre décrivant les allégations et y joint une copie du rapport et du dossier. Il donne au représentant la possibilité de répondre en personne ou par écrit en lui soulignant les conséquences possibles s'il ne répond pas.
- Le greffier ne procèdera pas à la mise au rôle de tout nouveau cas où le représentant agit comme conseil tant que le délégué du président n'a pas rendu une décision finale concernant l'examen. Le greffier informe aussi les commissaires qui président les affaires en instance dans lesquelles le représentant agit comme conseil qu'un examen aura lieu en vertu de la présente politique. Il incombe au commissaire devant présider chaque affaire de décider si le représentant peut faire office de conseil dans ladite affaire ou si cette dernière est suspendue jusqu'à ce que le délégué du président rende sa décision finale.
- Après avoir examiné le dossier et la réponse du représentant, le cas échéant, le délégué du président détermine si la personne a, en fait, contrevenu au Règlement et, dans l'affirmative, si on devrait lui interdire de représenter une personne visée par une procédure ou de comparaître en son nom devant toutes les sections de la
CISR, pour une période déterminée avec des conditions tel qu'ordonné par le délégué du président. Le délégué du président communique par écrit sa décision au représentant.
- Si le délégué du président détermine qu'une interdiction est justifiée, l'interdiction demeure en vigueur pendant la période déterminée dans la décision du délégué du président ou jusqu'à ce que la personne devienne un représentant autorisé conformément au Règlement ou qu'elle réussisse à faire lever l'interdiction après en avoir fait la demande à la
CISR. L'information relative à l'interdiction est communiquée à tous les bureaux et à toutes les sections de la
CISR.
- La demande visant à faire lever l'interdiction par la
CISR doit être faite par écrit et envoyée au président qui peut déléguer son pouvoir de décision à l'égard de cette demande. Dans la demande, la personne ne doit présenter que de nouvelles preuves survenues après l'interdiction et qui n'étaient pas raisonnablement disponibles ou à laquelle on n'aurait pas pu raisonnablement s'attendre à ce que la personne présente lorsque l'interdiction a été imposée.
- Lorsqu'une interdiction est imposée, si le représentant a des cas en instance devant la
CISR, cette dernière informe les clients du représentant par écrit que leur représentant ne peut plus les représenter devant la
CISR. La
CISR informe par la même occasion les clients de leur droit de se faire représenter par un autre conseil.
- Comme il s'agit d'une infraction au règlement, avis de l'interdiction au représentant d'agir comme conseil sera envoyé à l'
ASFC, à
CIC, au
CCIC, Ministère de la justice Canada ainsi qu'au barreau de la province ou du territoire pertinent conformément aux dispositions de la
Loi sur la protection des renseignements personnels.
Les commissaires et les cadres de direction de la fonction publique sont responsables de la mise en application de la présente politique. Des procédures nationales seront élaborées et mises en œuvre pour s'assurer du respect des exigences de la présente politique. Les bureaux régionaux organiseront leurs activités pour qu'elles soient conformes aux exigences de la présente politique et des procédures afférentes.
Le suivi des programmes et l'évaluation de la présente politique seront effectués sous la direction du Comité consultatif en matière de politiques, avec l'appui de la Direction générale des opérations et des opérations régionales de la
CISR.
Signé par : Ken Sandhu, Président par intérim
Date : le 29 septembre 2011
Notes
- Note 1
Le stagiaire en droit peut représenter ou conseiller quiconque dans toute affaire devant la
CISR à condition qu'il agisse sous la supervision d'un membre en règle du barreau d'une province ou territoire ou d'un territoire ou de la Chambre des notaires du Québec agissant à titre de conseil. Dans ces cas, comme prévu au paragraphe 13.1(3) du
Règlement, il n'est pas considéré comme représentant une personne ou faisant office de conseil contre rémunération ou autre rétribution.
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- Note 2
Voir aussi note de bas de page 2 concernant les stagiaires en droit.
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- Note 3
Comprend une compensation monétaire ou toute autre rétribution tels que des biens et services fournis au représentant pour avoir représenté, conseillé ou agi comme consultant pour une personne comparaissant dans une affaire devant la
CISR.
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- Note 4
Paragraphe 167(1) de la
Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR). L'article 91 de la
LIPR permet de prendre des règlements pour régir les modalités de représentation devant la
CISR.
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- Note 5
DORS/2004-59.
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- Note 6
Voir
Rezaei
c. Canada (Ministre de la Citoyenneté et de l'Immigration) 2002
CFPI 1259 (CanLII), paragraphes 48 et 70-74 concernant la juridiction inhérente de la
CISR pour garantir l'intégrité de son processus en ce qui concerne les représentants comparaissant devant le tribunal pour représenter des clients. Voir aussi
Wilder
c. Commission des valeurs mobilières de l'Ontario, 2001
CanLII 24072 (Cour d'appel de l'Ontario),
par. 10, qui a confirmé que l'Ontario Securities Commission peut formuler un blâme à l'encontre d'une personne autorisée à présenter des observations devant elle, même si cette personne est membre d'un ordre professionnel comme le barreau, parce que son objectif pour ce faire n'est pas d'imposer des mesures disciplinaires pour un manquement professionnel, mais « d'avoir un recours contre un manquement à sa propre loi » et de « contrôler ses processus ».
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- Note 7
Formulaire 692 de la
CISR Avis - Représentant non rémunéré.
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