Le présent avis de pratique fournit des renseignements importants sur la transmission électronique de documents entre la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) et les parties qui utilisent Mon dossier.
À compter du 26 octobre 2020, toutes les sections de la CISR permettront la transmission de documents par voie électronique au moyen du portail Web libre-service de la CISR appelé Mon dossier. À l’aide de Mon dossier, les parties pourront envoyer des documents à la CISR et en recevoir de celle‑ci.
La transmission électronique de documents que les sections autorisent par d’autres moyens comme le courriel ou Connexion demeure inchangée.
Qui peut utiliser Mon dossier ?
Mon dossier n’est accessible qu’aux utilisateurs inscrits. Une fois inscrit, l’utilisateur peut envoyer des documents à la section et en recevoir de celle-ci. De plus amples renseignements sur les personnes pouvant s’inscrire et le processus d’inscription se trouvent sur le
site Web de la CISR.
Documents qui peuvent être transmis à l’aide de Mon dossier
Tout document, notamment ceux qui contiennent des renseignements personnels peut être transmis au moyen de Mon dossier. Cela comprend également les documents qui font l'objet d'une ordonnance de confidentialité ou pour lesquels une ordonnance de confidentialité est demandée. Le portail ne permet pas la transmission de documents d’un niveau de sécurité supérieur à « Protégé B »Note de bas de page 1.
\Un document est considéré comme étant reçu à la date qu’indique l’horodateur électronique au moment de la réception dans Mon dossier. L’horodateur électronique affiche l’heure de l’Est [heure normale ou heure avancée, selon le cas, à Ottawa (Ontario)]. La question de savoir si un document est considéré comme ayant été déposé à temps sera déterminée en fonction de l'heure locale équivalente au bureau régional de la CISR qui traite le dossier. Par exemple, un document déposé à 01:00 le 02-04-2021 (horodateur électronique) pour un dossier de Vancouver sera considéré comme ayant été reçu à 22 :00 le 01-04-2021.
Les documents transmis dans Mon dossier doivent être conformes aux procédures publiées sur le
site Web de la CISR. Si les procédures ne sont pas respectées, le document peut ne pas être accepté.
Documents qui ne peuvent pas être transmis à l’aide de Mon dossier
Lorsque les règles d’une section exigent la communication de documents au ministre ou à une autre partie, celle-ci n’est pas permise au moyen du portail Mon dossier.
Les documents transmis à une autre partie, notamment l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) ou Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), doivent tout de même l’être de l’une des façons acceptées énoncées dans les règles de chacune des sections. Veuillez communiquer directement avec l’ASFC ou IRCC pour obtenir leurs coordonnées.
Tout document qui contient des renseignements de nature délicate, lequel a corollairement été désigné « Protégé C » ou classifié Confidentiel, Secret ou Très secretNote de bas de page 2, ne peut être transmis au moyen de Mon dossier. Cette interdiction s’applique notamment aux documents visés par une demande de non-divulgation de renseignements ou d’autres éléments de preuve présentée par le ministre en vertu de l’article 86 de la
Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.
Transmettre des documents aux sections par d’autres moyens acceptés
Les utilisateurs inscrits ont toujours la possibilité de transmettre des documents à une section de l’une des autres façons acceptées énoncées dans les règles de la section.
Transmission de documents à l’aide de Mon dossier
La section peut, à sa discrétion, transmettre des documents au moyen de Mon dossier aux utilisateurs inscrits au portail. La section peut également choisir de transmettre des documents aux utilisateurs inscrits de l’une des façons acceptées énoncées dans les règles et les avis de pratique de la section.
Le document qu’une section transmet à un utilisateur inscrit est considéré comme étant reçu à la date qu’indique l’horodateur électronique au moment de la réception dans Mon dossier.
Documents originaux
Lorsque les règles d’une section exigent qu’un document original soit fourni, la section acceptera le dépôt d’une copie au moyen de Mon dossier.
Documents nécessitant une signature
Lorsque les règles d’une section exigent la signature d’un document, la section acceptera le dépôt d’une copie au moyen de Mon dossier. Si une section n’exige plus qu’un document soit signé, celui-ci peut donc être fourni sans signature par Mon dossier.
Conservation des documents
Les documents originaux et les documents nécessitant une signature doivent être conservés par l’expéditeur jusqu’à ce que la procédure soit terminée et pendant au moins 30 jours après l’expiration de toutes les périodes d’appel ou du délai pour présenter une demande d’autorisation et une demande de contrôle judiciaire.
Preuve de signification
L’exigence, énoncée dans les règles d’une section, de fournir soit une déclaration écrite précisant le mode ainsi que la date et l’heure de transmission du document aux autres parties, ou une preuve de transmission du document, l’exigence doit être satisfaite en utilisant la fonction de déclaration de signification dans Mon dossier, laquelle permet de préciser le mode ainsi que la date et l’heure de transmission du document.
Les règles des sections continuent de s’appliquer
Sauf indication contraire, les exigences énoncées dans les règles et les avis de pratique de chacune des sections continuent de s’appliquer à la présentation de documents au moyen de Mon dossier.
Autorisation
i) Section de la protection des réfugiés et Section d’appel des réfugiés
Les
Règles de la Section de la protection des réfugiés (Règles de la SPR) et les
Règles de la Section d’appel des réfugiés (Règles de la SAR) prévoient que les documents peuvent être transmis par « courriel ou autre moyen électronique, si la Section l’autoriseNote de bas de page 3 ». Le présent avis de pratique confirme que la Section de la protection des réfugiés et la Section d’appel des réfugiés autorisent la transmission électronique de documents au moyen de Mon dossier dans le cadre de leurs procédures.
Les
Règles de la SPR et les
Règles de la SAR prévoient que la section peut modifier l’exigence d’une règle après en avoir avisé les partiesNote de bas de page 4. Lorsque le présent avis de pratique établit un changement dans l’exigence d’une règle, il constitue un avis aux parties.
ii) Section de l’immigration et Section d’appel de l’immigration
Les
Règles de la Section de l’immigration (Règles de la SI) et les
Règles de la Section d’appel de l’immigration (Règles de la SAI) prévoient que le moyen suivant peut être utilisé pour transmettre des documents : « envoi par courrier électronique, si la Section l’autorise ». Il n’est nullement fait mention d’« autre moyen électroniqueNote de bas de page 5 ».
Les
Règles de la SI et les
Règles de la SAI prévoient toutefois que la section peut modifier l’exigence d’une règleNote de bas de page 6. Le présent avis de pratique confirme que la Section de l’immigration et la Section d’appel de l’immigration ont modifié les exigences de leurs règles respectives afin de permettre la transmission électronique de documents dans le cadre de leurs procédures.
Date d’entrée en vigueur
Le présent avis de pratique entre en vigueur le 26 octobre 2020.
Signé le 23 octobre 2020
Richard Wex
Président
Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada