Le point sur la reprise des activités de travail à la CISR

​​Richard Wex, Président de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR), a fait parvenir le message ci-dessous au comité national des intervenants de la CISR le 26 aout, 2020.​​

Le 26 août 2020

Chers membres du Comité consultatif de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CCCISR),​

J’aimerais faire le point sur nos efforts de reprise des opérations dans le contexte de la COVID-19 et aborder des questions qui ont été soulevées récemment en ce qui concerne les activités de la Section de la protection des réfugiés (SPR).

La COVID-19 a profondément bouleversé nos opérations et nous a obligés à revoir nos processus, nos méthodes et nos types d’audience.  À mesure que  nous tirons  des leçons de nos expériences, et grâce à vos précieux commentaires et aux conseils d’autres personnes, nous avons modifié nos pratiques et nous continuerons de le faire.

Comme vous le savez, le modèle opérationnel de la Commission est en pleine transformation. Il s’agit de la transformation la plus ambitieuse à la Commission  en 30 années d’existence. Cette transformation vise à augmenter considérablement le nombre de demandes d’asile réglées sans la tenue d’une audience, à adopter des plateformes à distance et de nouvelles façons de procéder à l’appui des audiences virtuelles, ainsi qu’à adapter nos pratiques relatives aux audiences en personne afin de tenir compte de l’évolution des directives en matière de santé publique.

Depuis le début de la transformation, nous nous sommes appuyés sur un double objectif, soit protéger la santé et la sécurité de toutes les personnes qui comparaissent devant la Commission et assurer l’accès à la justice, y compris pour les populations vulnérables qui ont été touchées de façon disproportionnée par la pandémie.

Nous avons également mis l’accent sur une mobilisation et une consultations significatives, sachant que les personnes qui ont une expérience  directe de nos opérations sont en mesure de fournir des  renseignements  précieux. Vous vous souvenez sans doute  qu’au  début  du mois de mai, nous nous  sommes rassemblés dans le cadre d’une réunion spéciale du CCCISR pour connaître vos impressions alors que nous entamions l’établissement de notre plan de reprise des activités. Depuis, nous avons tenu plusieurs consultations axées sur des sujets précis, notamment les audiences à distance, les audiences en personne et le processus d’examen sur dossier de la SPR pour les demandes d’asile  moins complexes, ainsi  que  sur  d’autres questions opérationnelles de fond.

Une transformation d’envergure prend un certain temps. Nous sommes au début du processus. Par exemple, nous avons repris les audiences en personne à la fin juillet à Vancouver, et au début août dans les autres bureaux. Alors que  nous nous  adaptons  à la tenue d’audiences  dans une  situation  de pandémie,  nous apportons  des modifications en tenant compte des leçons que nous avons tirées et de votre rétroaction continue, dont je vous suis très reconnaissant.

Je suis heureux de vous communiquer les mises à jour suivantes, que je vous encourage à transmettre aux membres respectifs de vos organisations.

Processus d’examen sur dossier de la SPR

  • Une partie de nos employés du Greffe et de la salle de courrier sont maintenant retournés dans nos bureaux partout au pays, en fonction des limites d’occupation de chaque endroit. Ces employés appuient nos activités de reprise, dont l’envoi des décisions par la poste, l’accès aux dossiers pour que les commissaires de la SPR puissent procéder à l’examen sur dossier et la mise au rôle des audiences.
  • À la lumière des suggestions que vous avez faites au cours de nos récentes consultations auprès des intervenants, nous avons apporté un certain nombre de changements importants afin d’augmenter considérablement le nombre de demandes d’asile qui seront réglées sans la tenue d’une audience, mais dans le cadre d’un examen sur dossier par l’équipe spéciale responsable des demandes d’asile moins complexes (l’équipe spéciale) de la SPR.
  • Le retour des employés du Greffe signifie que la Commission est maintenant en mesure d’accéder régulièrement aux dossiers dans nos  divers bureaux  partout au pays et de faire le tri des dossiers en vue d’examen par l’équipe spéciale.
  • Dans le but d’accroître le nombre de demandes d’asile pouvant être réglées au moyen d’un examen sur dossier plutôt que d’une audience, la SPR a récemment révisé et considérablement élargi  les  critères de triage  permettant de déterminer si une demande d’asile peut être examinée par l’équipe spéciale. La SPR a aussi modifié son approche afin de recourir davantage aux conférences de gestion des cas et de réduire les questions déterminantes, de sorte que les demandes d’asile puissent être admissibles au processus d’examen sur dossier. De plus, au cours des prochaines semaines, la SPR adoptera une nouvelle façon de procéder qui permettra aux conseils de demander qu’une demande d’asile soit examinée en amont, de sorte qu’elle puisse être réglée au moyen du processus d’examen sur dossier.
  • Pour appuyer les efforts ambitieux de la Commission, la SPR a plus que doublé le nombre de commissaires au sein de l’équipe spéciale. Les commissaires additionnels récemment affectés à l’équipe spéciale commenceront à examiner les demandes d’asile au début de septembre après la fin de leur formation. ​
  • Les mesures susmentionnées et bien d’autres feront en sorte que les demandes d’asile bien documentées et reposant sur des arguments juridiques fondés puissent donner lieu à des décisions favorables, et ce, sans la tenue d’une audience.

Audiences à distance

  • Certains tribunaux ont pu tenir leurs audiences sur des plateformes virtuelles peu après le début de la pandémie. Toutefois, étant donné la nature privée de la majorité des instances de la Commission, celle-ci s’est efforcée de trouver et de mettre en œuvre une plateforme technologique  plus  sûre et qui permet l’accès  au moyen d’un navigateur  Web  (aucun téléchargement  d’application  n’est requis). Il s’agit d’une réalisation importante qui, à notre connaissance, a été la première solution à distance  pour  les audiences  (niveau Protégé)  dans l’ensemble du gouvernement du Canada. Nous avons également produit du matériel de formation, des formulaires de consentement et des produits de communication pour favoriser la participation de toutes les personnes visées.
  • Depuis la fin de juin pour la Section d’appel de l’immigration (SAI) et le début de juillet pour  la SPR, nous avons mené avec succès des projets  pilotes d’audiences à distance. La conception de ces projets pilotes  a été éclairée  par les questions en matière d’équité procédurale soulevées au cours des récentes consultations auprès des intervenants. Nous avons entamé des projets pilotes à petite échelle, pour veiller à ce que la technologie puisse être utilisée efficacement.
  • Les résultats de ces projets pilotes ainsi que la rétroaction à cet égard ont été favorables. Au cours des prochains mois, la SPR continuera de former tous les commissaires, de sorte que la Commission puisse augmenter le nombre d’audiences tenues à distance. Nous nous efforçons aussi d’établir d’ici le début octobre des listes de conseils et de demandeurs d’asile qui souhaitent  participer  à des audiences à distance et qui sont en mesure de le faire (« listes de disponibilité »). Cela permettra à la SPR, de plus en plus, d'atteindre son objectif d'offrir un plus grand choix aux demandeurs d’asile et aux conseils quant à la façon dont ils souhaitent que leur demande d’asile soit réglée.
  • Nous avons pris note de la demande récente des intervenants afin que la Commission prenne les dispositions nécessaires pour que les demandeurs d’asile et les appelants puissent participer à des audiences virtuelles dans ses locaux, à l’aide de son équipement, alors que les conseils participeraient à distance. La Commission examine actuellement des façons d’y arriver.

  • La SPR se réunira de nouveau avec vous le 31 août pour obtenir d’autres commentaires, en vue d’élargir l’initiative et favoriser la tenue d’un plus grand nombre d’audiences à distance pendant le reste de l’année. Nous nous réjouissons à l’idée de continuer à travailler avec vous alors que nous nous efforçons de trouver des solutions technologiques pour aider les populations vulnérables qui ne sont pas en mesure d’assister à des audiences en personne.

Audiences en personne

  • Lorsque les audiences en personne ont repris à Vancouver à la fin juillet, nous avons établi plusieurs  modèles  opérationnels  différents pour  faire en sorte que les exigences de distanciation physique soient respectées. Par exemple, les commissaires et les interprètes ont assisté  aux audiences  à distance  ou à partir de salles différentes de celles où se trouvaient les demandeurs d’asile, les appelants et leurs conseils. Nous avons ainsi eu le temps d’apprendre à gérer au mieux les entrées et les sorties dans les salles d’audience et dans tous nos immeubles.
  • Je suis ravi d’annoncer que, selon notre expérience à ce jour  et les commentaires que vous avez fournis, la Commission entamera dès la semaine du 14 septembre sa transition vers le modèle antérieur à la pandémie pour les audiences relatives aux demandes d’asile. Ainsi, toutes les parties se trouveront dans la même salle d’audience, y compris les commissaires,  les interprètes et les conseils du ministre, à quelques exceptions près qui existaient avant la pandémie.

Protocoles en matière de santé et de sécurité

  • La CISR a suivi toutes les directives reçues de l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC). Après avoir consulté les autorités en matière de santé, la Commission est d’avis que les protocoles en place à l’heure actuelle  permettront la tenue des audiences en personne, et ce, en toute sécurité. L’ASPC a récemment examiné les protocoles en matière de santé et de sécurité de la Commission et a conclu qu’ils offrent des mesures rigoureuses d’atténuation du risque d’infection par la COVID-19.
  • Les importantes mesures de santé et de sécurité mises en œuvre dans les locaux de la Commission sont communiquées à tous ceux qui comparaissent devant la Commission au moyen de l’avis de convocation ainsi que sur le site Web de la Commission.

Panneaux de plastique acrylique et masques

  • À la lumière des commentaires des intervenants  et d’autres  personnes,  et dans le contexte des changements apportés au modèle d’audience en personne de la Commission – qui prévoit la présence de personnes additionnelles dans la salle d’audience – la Commission améliorera davantage ses protocoles afin d’offrir encore plus de mesures de protection. Des panneaux de plastique acrylique sont installés actuellement dans les plus grandes salles d’audience de la Commission (il s’agit d’une mesure de protection supplémentaire en plus de la distanciation physique), et la Commission renforce davantage sa politique sur les masques.
  • À compter du 14 septembre prochain, la Commission  exigera le port de masques non médicaux en tout temps dans les salles d’audience, y compris pendant les témoignages et la présentation d’observations, sous réserve des exemptions énumérées sur la page Web sur les mesures de santé  et de sécurité de la Commission.  Les personnes qui souhaitent  être exemptées devront adresser leur demande au commissaire qui préside l’audience.
  • À compter d’aujourd’hui, si des participants à une audience souhaitent porter un masque pendant qu’ils témoignent ou présentent des observations, ils peuvent le faire, conformément à la façon de procéder décrite ci-dessus. Compte tenu de cette nouvelle mesure, nous avons mis à l’essai nos appareils audio dans  les salles d’audience et les avons reconfigurés pour permettre un meilleur enregistrement lorsque les participants parlent en portant un masque.
  • À notre connaissance, cette façon de procéder va au-delà des mesures prévues actuellement et est plus prudente que celles adoptées par les tribunaux dans les régions où la Commission exerce ses activités.

Désinfection

  • Les salles d’audience sont désinfectées après chaque audience, et les espaces publics, y compris les toilettes, au moins deux fois par jour. Les participants sont invités à se désinfecter les mains à leur entrée  dans les  locaux de la Commission, et toutes les salles d’audience sont pourvues de désinfectant pour les mains.

Dépistage et vérifications de la température

  • En plus des questions de dépistage de l’auto-évaluation que les parties reçoivent dans leur avis de convocation et de l’information  sur  la santé  et la sécurité publiée sur notre site Web, les personnes qui comparaissent se font poser des questions de dépistage le jour de leur audience. Il ne leur est pas demandé de signaler quelque problème médical préexistant que ce soit dans le cadre de ce processus.
  • À titre de mesure supplémentaire, la Commission s’efforcera de mettre en œuvre dans  un avenir rapproché la vérification de la température  dans tous  ses bureaux.

Ventilation

  • Le pourcentage d’air extérieur dans le système de ventilation a été augmenté dans les bureaux de la Commission, et des filtres de qualité sont utilisés. On porte également une attention particulière au respect des calendriers d’entretien du système de ventilation.

Circulation

  • La Commission surveille attentivement les entrées et les sorties dans ses locaux,  et nous mettons en pratique les leçons tirées de nos premières semaines de fonctionnement. Par exemple, les heures de début et de fin des audiences sont échelonnées et soigneusement surveillées, et un effectif accru de commissionnaires veille à la bonne circulation des personnes dans les espaces publics, les salles d’audience et les ascenseurs pour assurer la distanciation physique.

Déclaration des cas de COVID-19 dans les locaux de la Commission

  • Si un cas de COVID-19 dans un bureau de la Commission est porté à l’attention de la Commission, les parties pouvant être touchées en seront informées.

La Commission continuera de s’adapter au fur et à mesure qu’elle examine ses façons de procéder, tire des leçons de ses expériences et tire parti de la rétroaction fournie.

Je tiens à vous remercier de votre soutien et de vos conseils constants durant la période exceptionnelle que nous vivons.

Richard Wex
Président