Audit des contrôles de base de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada Rapport d’audit

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À propos de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada

La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) est un tribunal indépendant établi par le Parlement du Canada. La CISR est chargée de rendre, de manière efficace, équitable et conforme à la loi, des décisions sur des questions touchant à l’immigration et au statut de réfugiéFootnote 1.

Une des responsabilités de la CISR consiste à déterminer qui a besoin de protection parmi les milliers de demandeurs d’asile qui se présentent tous les ans au CanadaFootnote 2.

La CISR rend compte de ses activités au Parlement par l’intermédiaire du ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration, mais elle reste indépendante d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC)Footnote 3.

Selon ses plans ministériels de 2020-2021 et de 2021-2022Footnote 4, la CISR prévoyait :

  • des dépenses d’environ 279,1 millions de dollars (2020-2021) et 282,7 millions de dollars (2021-2022);
  • des équivalents temps plein (ETP) s’élevant à 1 876 (2020-2021) et 2 095 (2021-2022).

À propos de l’audit des contrôles de base

Contexte et objectif

La Loi sur la gestion des finances publiques désigne les administrateurs généraux comme administrateurs des comptes de leur ministère ou organisme. En tant qu'administrateurs des comptes, les administrateurs généraux doivent s'assurer que les ressources sont organisées de manière à atteindre les objectifs du ministère et dans le respect des politiques et procédures du gouvernement. Les audits des contrôles de base fournissent aux administrateurs généraux une assuranceFootnote 5 quant à l'efficacité des contrôles de base relatifs à la gestion financière dans leur organisation.

L'objectif de cet audit des contrôles de base est d'examiner et d'évaluer si les principaux contrôles de la gestion financièreFootnote 6 au sein de la CISR sont conformes aux exigences et aux résultats attendus énoncés dans les lois ainsi que les politiques et directives du Conseil du Trésor (CT) pertinentes.

Portée

  • Les principaux secteurs de politique visés étaient la passation de marchés, la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, et les cartes d'achat.
  • Un échantillon ciblé de transactions, de documents et de processus de la CISR de l'exercice financier 2020-2021 a été sélectionné suivant une approche basée sur les risques : passation de marchés (21 transactions); délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers (13 transactions); cartes d'achat (20 transactions)Footnote 7.
  • Les lois, les politiques et les directives incluses dans la portée de l'audit (par rapport à celles qui en sont exclues) sont énumérées à l'annexe A​.

Conformité aux normes professionnelles

Cette mission d'audit a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.

Mike Milito
Contrôleur général adjoint et dirigeant principal de l'audit
Secteur de l'audit interne, Bureau du contrôleur général

Conclusion générale

Dans l'ensemble, l'audit a permis de constater que, d'après les transactions vérifiées, les principaux contrôles de la gestion financière étaient généralement conformes aux exigences des lois, politiques et directives applicables.

Des contrôles efficaces ont été observés dans le secteur de la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.

Des secteurs d'amélioration ont été observés en ce qui concerne la passation de marchés, les approbations, la documentation et la rapidité d'exécution.

Aperçu des constatations de l'audit

Passation de marché

Approvisionnement non concurrentiel

  • En ce qui concerne la passation de marchés, l'audit a révélé que la justification du recours à des contrats attribués selon un processus non concurrentiel et l'analyse du meilleur rapport qualité-prix n'étaient pas toujours suffisamment documentées ni étayées (recommandation 2a).

Exigences en matière de sécurité

  • Dans certains cas, les exigences en matière de sécurité n'ont pas été entièrement satisfaites avant le début du contrat (recommandation 2e).

Processus et procédures

  • Pour deux contrats concurrentiel liés au programme de services d'interprétation, la CISR n'a pas suivi certaines des étapes d'évaluation des soumissions normalement prévues dans le cadre d'un processus d'approvisionnement concurrentiel. Plus précisément, les deux contrats ont été traités comme des renouvellements de contrat, sans évaluations de soumission correspondantes (recommandation 2b)Footnote 8.
  • L'audit a également révélé des cas où des contrats et des modifications, évalués à plus de 10 000 $, ne satisfaisaient pas les exigences de divulgation proactive (recommandation 2h).

Pourquoi est-ce important

De saines pratiques de passation de marchés sont importantes pour s'assurer qu'elles résistent à l'examen du public en matière de prudence et d'intégrité et qu'elles facilitent l'accès, favorisent la concurrence et l'équité au chapitre des dépenses des fonds publics et procurent un meilleur rapport qualité-prix.

Approbations

  • En ce qui concerne les cartes d'achat, dans tous les cas, le formulaire de demande de carte d'achat n'a pas été signé par le coordonnateur des cartes d'achat, à qui il appartient d'assumer cette responsabilité (recommandation 1b).
  • Dans quelques cas, le pouvoir d'engager des dépenses et le pouvoir d'attestation n'étaient ni documentés ni exercés par les personnes autorisées à le faire dans les secteurs des cartes d'achat et de la passation de marchés (recommandations 1e, 2 c, 2g).

Pourquoi est-ce important

Les approbations sont un point de contrôle clé permettant de s'assurer que les fonds sont disponibles et utilisés de façon prudente et que les transactions sont autorisées, complètes, exactes et valides.

Documentation

  • En ce qui concerne la gestion des cartes d'achat, dans plusieurs cas, le gestionnaire du centre de coûts avait recommandé que l'employé ait une carte d'achat avec une limite de crédit raisonnable selon l'utilisation prévue, mais il n'y avait aucun document de relevé bancaire indiquant la limite de crédit pour vérifier qu'elle correspondait à la limite indiquée dans le formulaire de demande de carte d'achat. En outre, même si le gestionnaire du centre de coûts avait recommandé que l'employé ait une carte d'achat, dans deux cas, aucune limite de crédit recommandée n'était indiquée sur le formulaire de demande de carte d'achat (recommandation 1a).
  • Dans certains cas, pour les cartes d'achat et la passation de marchés, il n'a pas été possible de déterminer si la dépense avait été approuvée avant qu'elle soit engagée ou avant la signature du contrat, car l'approbation n'était pas datée (recommandations 1c, 2 c). Dans tous les cas, pour les cartes d'achat, il n'y avait aucun document dans le dossier pour démontrer que les engagements étaient inscrits à la valeur des dépenses prévues (recommandation 1d).
  • Dans plusieurs cas, dans les secteurs des cartes d'achat et de la passation de marchés, le pouvoir d'attestation et le pouvoir de paiement n'étaient pas adéquatement étayés par une preuve d'exécution ou de coût (recommandations 1f, 2g).
  • Dans un cas, un contrat signé par le fournisseur n'était pas au dossier (recommandation 2d). Dans un autre cas, il n'a pas été possible de déterminer si des modifications avaient été communiquées avant la réception des services, car les modifications n'étaient pas correctement signées ni datées. Pour un contrat, la justification des modifications n'était pas toujours documentée (recommandation 2f).

Pourquoi est-ce important

Il est essentiel de conserver la documentation pertinente pour appuyer les transactions et justifier les décisions prises afin de démontrer une diligence raisonnable et une saine gestion.

Rapidité d'exécution

  • Dans un cas, pour les cartes d'achat, la reconnaissance des responsabilités du titulaire de la carte a été approuvée après la transaction.
  • Dans plusieurs cas, le pouvoir d'attestation et le pouvoir de paiement n'ont pas été exercés en temps opportun (30 jours net) dans le secteur de la passation de marchés (recommandation 2g).

Pourquoi est-ce important

La rapidité d'exécution est importante dans le cadre du processus de paiement pour assurer l'efficacité et la diligence raisonnable, et réduire au minimum les coûts associés aux retards de paiement.

Recommandations

Guide à l'intention des lecteurs

Les recommandations fournies dans le présent rapport d'audit visent à apporter des améliorations ciblées aux contrôles de processus et aux procédures de la CISR et à aider à assurer la conformité aux lois, politiques et directives applicables.

Les recommandations et les niveaux de priorité sont fournis en fonction de plusieurs facteurs comme les types de transactions examinés dans chaque secteur, le nombre et le type d'exceptions (cas) constatés et les facteurs de risque à prendre en considération qui en résultent, la perspective pangouvernementale sur les facteurs de risque à prendre en considération et, s'il y a lieu, les résultats des audits précédents.

Numéro de la recommandationRecommandationsPriorité

Recommandation 1

Dans le secteur des cartes d'achat, la CISR devrait veiller à ce :

  1. que la documentation appropriée, y compris la documentation sur les limites indiquées dans les relevés bancaires, soit conservée au dossier pour toutes les cartes d'achat afin de pouvoir justifier la transaction approuvée et les limites mensuelles des cartes;

Faible

  1. que le formulaire de demande de carte d'achat soit approuvé par le coordonnateur des cartes d'achat avant l'utilisation de la carte;

Élevé

  1. que l'engagement des dépenses (approbation préalable) soit correctement documenté avant d'effectuer les dépenses;

Faible

  1. qu'un processus cohérent soit en place pour inscrire individuellement les engagements à la valeur attendue;

Moyen

  1. que le pouvoir d'attestation soit exercé par une personne disposant du pouvoir délégué approprié;

Faible

  1. que l'attestation des dépenses soit dûment étayée par une preuve d'exécution et des coûts.

Faible

Recommandation 2

Dans le secteur de la passation de marchés, la CISR devrait veiller à ce :

  1. que la documentation pertinente soit conservée dans les dossiers pour pouvoir justifier l'attribution de contrats selon un processus non concurrentiel à un fournisseur unique, conformément à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État, et que l'analyse du meilleur rapport qualité-prix soit documentée et effectuée avant l'attribution du contrat;

Élevé

  1. que les méthodes d'approvisionnement appropriées soient choisies et que les exigences de la méthode choisie soient respectées;

Élevé

  1. que les dépenses soient correctement documentées et approuvées par une personne qui possède le pouvoir délégué approprié, avant la signature du contrat;

Moyen

  1. que les contrats soient signés par toutes les parties requises (fournisseur et ministère);

Moyen

  1. que les exigences de sécurité soient satisfaites avant le début des travaux;

Moyen

  1. que les modifications de contrat soient correctement documentées, signées, justifiées et datées par toutes les parties requises avant la réception des biens et la prestation des services;

Moyen

  1. que le pouvoir d'attestation et le pouvoir de paiement soient correctement documentés, étayés par une preuve d'exécution et des coûts, et exercés en temps opportun par une personne qui possède le pouvoir délégué approprié;

Élevé

  1. que les contrats et les modifications de contrat applicables, évalués à plus de 10 000 $, soient divulgués publiquement, selon le montant exact.

Faible

Réponse de la direction

Les constatations et les recommandations de cet audit ont été présentées à la direction de la CISR.

La direction a accepté les constatations de l'audit indiquées dans le présent rapport et a élaboré un plan d'action afin de donner suite aux recommandations.

Il est prévu que le plan d'action de la direction soit entièrement mis en œuvre d'ici le quatrième trimestre de l'exercice 2023-2024.

Les constatations de l'audit et le plan d'action de la direction ont fait l'objet de discussions avec le président et dirigeant principal des finances de la CISR et avec le Comité d'audit des petits ministères. Le Bureau du contrôleur général assurera le suivi de la mise en œuvre du plan d'action de la direction.

Annexe A. Lois, politiques et directives

Les lois, politiques et directives applicables visées par la portée de l'audit en fonction de leur applicabilité et de l'évaluation des risques effectuée lors de l'étape de planification sont présentées ci-dessous.

Lois

  • Loi sur la gestion des finances publiques
  • Loi sur les conflits d'intérêts

Politiques

  • Annulée [2022-05-13] - Politique sur les marchés
  • Politique sur la sécurité du gouvernement

Directives

  • Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers
  • Directive sur la formation obligatoire
  • Directive sur les paiements
  • Règlement sur les marchés de l'État
  • Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés

Annexe B. Critères d'audit et niveau de conformité

Passation de marchés
CritèresNiveau de conformité
  1. Approvisionnement selon un processus non concurrentiel : la documentation figurant au dossier permet de justifier le recours à des marchés attribués selon un processus non concurrentiel, conformément à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État.

Conformité inférieure à 80 %Footnote 9

  1. Approvisionnement selon un processus concurrentiel : les critères d'évaluation des soumissions étaient inscrits dans la demande de propositions et ont été utilisés pour sélectionner les entrepreneurs d'une manière ouverte, équitable et transparente.

Conformité inférieure à 80 %Footnote 9​

  1. Stratégie d'approvisionnement : des procédures d'appel d'offres appropriées sont utilisées dans les bonnes circonstances.

Conformité supérieure ou égale à 90 %Footnote 10

  1. Engagement des dépenses et engagement des fonds (article 32) : la disponibilité des fonds au titre des engagements est attestée par une personne dûment autorisée avant d'effectuer les dépenses, d'après la valeur attendue (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Conformité supérieure ou égale à 90 %Footnote 1​0

  1. Gestion des marchés : les marchés et les modifications des marchés sont approuvés avant la réception des biens ou la prestation des services et l'expiration du marché d'origine, et des pièces justificatives sont conservées dans les dossiers.

Conformité supérieure ou égale à 90 %Footnote 10​

  1. Pouvoir d'attestation (article 34) : le pouvoir d'attestation est exercé en temps opportun par une personne dûment autorisée à le faire, et l'exactitude des demandes de paiement a été vérifiée (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Conformité supérieure ou égale à 80 % et inférieure à 90 %Footnote 11

  1. Pouvoir de paiement (article 33) : le pouvoir de paiement est exercé par une personne investie du pouvoir délégué approprié et dans le respect de la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Conformité supérieure ou égale à 80 % et inférieure à 90 %Footnote 11

  1. Divulgation proactive : les marchés dont la valeur est supérieure à 10 000 $ font l'objet d'une divulgation publique.

Conformité supérieure ou égale à 80 % et inférieure à 90 %Footnote 11​

Délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers
CritèresNiveau de conformité
  1. Délégation des pouvoirs financiers pour les débours : les instruments de délégation sont appropriés, à jour et approuvés, conformément à la directive.

Conformité supérieure ou égale à 90 %Footnote 10

  1. Apprentissage, formation et perfectionnement : les employés suivent avec succès la formation obligatoire, selon les exigences se rapportant à la gestion financière, à la passation de marchés et aux ressources humaines.

Conformité supérieure ou égale à 90 %Footnote 10​

Cartes d'achat
CritèresNiveau de conformité
  1. Émission des cartes d'achat : l'émission des cartes d'achat est contrôlée et les titulaires de carte ont reconnu leurs responsabilités par écrit.

Conformité inférieure à 80 %Footnote 9

  1. Engagement des dépenses et engagement des fonds (article 32) : la disponibilité des fonds au titre des engagements est attestée par une personne dûment autorisée avant d'effectuer les dépenses d'après la valeur attendue (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Conformité inférieure à 80 %Footnote 9

  1. Pouvoir d'attestation (article 34) : le pouvoir d'attestation est exercé en temps opportun par une personne dûment autorisée à le faire, et l'exactitude des demandes de paiement est vérifiée (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Conformité supérieure ou égale à 90 %Footnote 10

  1. Pouvoir de paiement (article 33) : le pouvoir de paiement est exercé par une personne investie du pouvoir délégué approprié et dans le respect de la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Conformité supérieure ou égale à 90 %Footnote 10

  1. Achats autorisés : les cartes doivent servir exclusivement aux achats de biens et services autorisés dans le cadre des activités gouvernementales.

Conformité supérieure ou égale à 90 %Footnote 10​


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