Audiences virtuelles à la SPR – Guide à l’intention des parties

​​​​Ce guide fournit des renseignements spécifiques sur les audiences tenues au moyen de la technologie de vidéoconférence Microsoft Teams.​

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Audiences virtuelles​

Une audience virtuelle à la Section de la protection des réfugiés (SPR) de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) réfère à une audience relative à une demande d’asile ou une demande d’annulation ou de constat de perte de l’asile que le ministre présente où les participants se connectent en utilisant la technologie de vidéoconférence Microsoft Teams sur leur propre appareil, depuis un lieu privé comme leur domicile ou le bureau de leur conseil. Les demandeurs d’asile ou les personnes protégées peuvent également choisir d’accéder aux audiences virtuelles depuis un bureau de la CISR s’ils ne​ disposent pas d’un endroit privé ou de la technologie nécessaire pour se connecter d’un autre lieu.

Le présent guide fournit des renseignements spécifiques sur les audiences tenues au moyen de la technologie de vidéoconférence Microsoft Teams. Pour obtenir de plus amples renseignements généraux sur la tenue d’une audience relative à une demande d’asile à la CISR, veuillez consulter le Guide du demandeur d’asile de la SPR.

Mise au rôle d’une audience virtuelle

Ce dont les participants ont besoin pour une audience virtuelle​

Pour participer à une audience virtuelle, les participants doivent remplir les conditions suivantes :

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Avoir accès à un lieu privé et sans distraction, avec un bon éclairage et un bruit de fond minimal.

 

Disposer d’un ordinateur portatif, d’un ordinateur de bureau, d’une tablette électronique ou d’un téléphone intelligent muni d’une caméra (webcam) et d’un accès à Internet haut débit suffisant pour permettre une vidéoconférence fiable.

 

Avoir accès à un téléphone pendant toute la durée de l’audience, au cas où il y aurait un problème de connexion.

 

Disposer d’une installation technologique à domicile ou au bureau suffisamment sécurisée et privée. Voir les recommandations du gouvernement du Canada intitulées « Pensez cybersécurité ».

Autrement, les demandeurs d’asile ou les personnes protégées qui ne disposent pas d’un endroit privé ou de la technologie nécessaire pour se connecter d’un autre lieu, peuvent demander à se connecter à leur audience depuis un bureau de la CISR, en utilisant un ordinateur de la CISR.

Affaires se prêtant à une audience virtuelle ​

Les audiences ne seront tenues de façon virtuelle qu’avec le consentement des demandeurs d’asile ou des personnes protégées. De plus, la CISR reconnaît qu’il peut y avoir des circonstances où il ne conviendrait pas de tenir une audience virtuelle. Par conséquent, les commissaires peuvent décider si un cas en particulier ne devrait pas être instruit de cette ​manière. De plus, les parties peuvent demander que la CISR tienne une audience en personne.

Comment donner ou retirer son consentement pour participer à une audience virtuelle​​

Lorsque la CISR communique avec les parties pour mettre une audience au rôle, nous demandons au demandeur d’asile ou à la personne protégée comment il entend participer à l’audience, à savoir sous la forme d’une audience virtuelle ou d’une audience en personne. Lorsque le demandeur d’asile ou la personne protégée l’affirme qu’il veut procéder par voie d’une audience virtuelle, les parties recevront un a​vis de convocation à une audience virtuelle, lequel présente les exigences techniques et les risques relatifs à la participation à une audience virtuelle. Le commissaire devra confirmer avec le demandeur d’asile ou la personne protégée qu’il consent à procéder, et ce sur enregistrement en début d’audience.

Si une partie est d’avis qu’une audience virtuelle ne convient pas à son affaire, elle devrait sans tarder en aviser le greffe de la CISR par écrit avant son audience. Il est important que les demandeurs d’asile ou les personnes protégées communiquent leur intention de retirer leur consentement au plus tard au début de l’audience. Une fois que l’audience a débuté et que des éléments de preuve de fond ont été examinés, une partie peut encore demander que l’audience ne se poursuive pas sur Microsoft Teams. Le commissaire examinera alors, au cas par cas, les motifs de la demande de retrait du consentement et la façon de poursuivre l’affaire.

Connexion à l’audience virtuelle

Comment les parties reçoivent l’information sur la connexion à l’audience virtuelle

La SPR mène les audiences virtuelles au moyen de la technologie de vidéoconférence ​Microsoft Teams. Cette technologie permet aux participants de se connecter à l’audience au moyen de leurs propres appareils depuis leurs locaux privés ou le bureau de leur conseil. Les audiences virtuelles sur Microsoft Teams sont configurées à l’aide d’adresses de courriel. Avant l’audience, le greffe de la CISR enverra un lien d’invitation à l’audience à l’adresse de courriel du conseil. Ce dernier doit ensuite communiquer le lien à chaque demandeur d’asile ou personne protégée, observateur ou témoin. Ce lien permettra aux participants de se connecter à l’audience.

Connexion à une audience virtuelle pour un témoin ou un observateur autorisé

Un témoin ou un observateur peut participer à l’audience virtuelle par téléphone ou par vidéoconférence en utilisant Microsoft Teams. Normalement, il vaut mieux que le témoin se connecte à l’audience au moyen de Microsoft Teams. Il est également possible de téléphoner à un témoin ou de lui demander de se joindre à l’audience en composant le numéro de téléphone associé à l’audience.

Comment télécharger l’application Microsoft Teams

Pour jouir d’une meilleure expérience utilisateur, il est recommandé de télécharger l’application Microsoft Teams gratuite plutôt que d’utiliser l’interface Web Microsoft Teams. Pour savoir comment télécharger l’application gratuite Microsoft Teams veuillez suivre les instructions fournies par Microsoft.

 

Vous pouvez sélectionner la langue de votre choix dans Microsoft Teams. Pour changer la langue de l’application, cliquez sur vos initiales dans le coin supérieur droit de l’écran, puis sélectionnez « Paramètres ». Allez dans « Paramètres généraux » et faites défiler la page vers le bas. Vous pouvez alors changer la langue de l’application.

Connexion à l’audience virtuelle​​

  1. Les participants peuvent se joindre à une audience sur Microsoft Teams en cliquant sur le lien violet « Rejoindre la réunion Microsoft Teams » inclus dans le courriel d’invitation à l’audience.
  2. Les participants peuvent voir une vidéo qui montre chacune des étapes pour savoir comment cliquer sur ce lien et accéder à l'audience sur Microsoft Teams dans la section d’aide du site Web de Microsoft Teams.
  3. Normalement, tous les participants attendent séparément dans un hall virtuel. La fenêtre ci-dessous s’affichera :
  4. Le personnel du greffe affecté à l’audience établit la connexion environ 15 minutes avant le début de l’audience pour accueillir les parties, répondre à toute question technique et veiller à ce que la connexion fonctionne. Veuillez attendre patiemment et ne pas quitter le hall virtuel si vous n’êtes pas immédiatement admis. Si vous vous êtes joint à la réunion tôt, la session dans le hall peut expirer. Si cela se produit, veuillez-vous joindre de nouveau à la réunion.

Fonction des boutons du logiciel Microsoft Teams

Pendant une audience virtuelle sur Microsoft Teams, les participants verront les options suivantes :

  • Cliquer sur l'icône d'affichage des participants pour voir la liste de tous les participants à l'audience
  • Cliquer sur l'icône d'affichage de la conversation pour afficher la fenêtre de conversation sur le côté droit de la fenêtre
  • Cliquer sur la main si vous souhaitez attirer l'attention du commissaire
  • Cliquer sur les points de suspension (...) pour découvrir plus d'options, notamment pour vérifier les paramètres des périphériques, brouiller l'arrière-plan ou désactiver la vidéo entrante
  • Cliquer sur l'icône de la caméra pour activer et désactiver la vidéo
  • Cliquer sur l'icône du microphone pour activer et désactiver le microphone (muet et non muet)
  • Cliquer sur l'icône de partage pour partager un document à l'écran afin que tous les participants puissent le voir
  • Cliquer sur l'icône de téléphone rouge pour mettre fin à la réunion lorsque l'audience est terminée
 

La version Microsoft Teams du Web affiche uniquement la vidéo de la personne qui parle. Pour éviter cela, épinglez participants en cliquant « afficher les participants » pour faire apparaître le menu « personnes », puis en cliquant sur les points de suspension à côté du participant que vous voulez épingler et en sélectionnant « Épingler »​.

Comment vérifier que les fonctions audio et vidéo fonctionnent avant la date de l’audience

 

Testez le lien vers l’audience virtuelle pour vérifier si le microphone et la webcam sont reconnus par Microsoft Teams, et voir à quoi ressemblera votre vidéo.​

Les participants devraient tester le lien qu’ils reçoivent et qui mène vers l’audience virtuelle avant la date de l’audience. Bien qu’il ne soit pas nécessaire de télécharger un logiciel particulier, pour optimiser leur expérience, les participants devraient télécharger l’application Microsoft Teams avant l’audience et s’assurer qu’ils savent comment utiliser le microphone, la webcam et le haut-parleur de leur appareil.

Pour qu’une audience virtuelle ait lieu, les participants doivent avoir accès à une connexion Internet suffisamment stable et rapide pour permettre une vidéoconférence fiable. Ils ne doivent pas utiliser de réseaux publics, tels que ceux des cafés, afin d’accéder à Microsoft Teams en vue de l’audience. Normalement, la vitesse de votre réseau doit être d’au moins 1,5 Mbit/s. Vous pouvez vérifier la vitesse de votre réseau à l'aide de l'outil de test de vitesse de Google.

Enregistrement des audiences virtuelles​

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Il est interdit aux participants, aux observateurs et aux témoins d’enregistrer, par quelque moyen que ce soit, une audience virtuelle, y compris en prenant des photos ou des captures d’écran de l’audience. Tout enregistrement doit être fait par la CISR.

La CISR enregistrera à la fois l’audio et la vidéo de l’audience grâce à la fonction d’enregistrement de Microsoft Teams. Lorsque la fonction « enregistrement » est activée dans Microsoft Teams, chaque participant reçoit une alerte et voit un point rouge qui indique que la vidéo et l’audio sont en cours d’enregistrement.

Participation à l’audience virtuelle

Conseils pour éviter les problèmes techniques

 

Les participants devraient désactiver leur microphone lorsqu’ils ne parlent pas pendant un certain temps.

 

Les participants peuvent utiliser un téléphone intelligent, même si, en raison de la taille réduite de l’écran, il peut être plus difficile de voir clairement tous les participants. Si vous utilisez un téléphone intelligent, ne le tenez pas dans votre main pendant toute l’audience ; posez-le plutôt devant vous de manière à ce qu’il soit stable, par exemple sur une table.

 

Veillez à être situé dans un endroit calme, sans distractions, avec un bon éclairage et un bruit de fond minimal. Utilisez un angle de caméra et un arrière-plan approprié pour votre vidéo.

 

Utilisez des écouteurs munis d’un microphone pour éviter l’écho et améliorer la qualité du son.

 

Assurez-vous que les appareils sont branchés et en charge pendant l’audience, car la vidéoconférence peut vider rapidement la batterie des appareils.

 

Si la connexion Internet est lente à l’endroit où ils se trouvent, les participants peuvent envisager d’utiliser un téléphone comme connexion audio à l’audience et l’ordinateur pour la diffusion visuelle seulement.

 

Si les participants partagent une connexion Internet avec d’autres personnes de leur foyer, la connexion peut être améliorée s’ils ont l’usage exclusif de la bande passante durant l’audience.

Protection des renseignements personnels, confidentialité et intégrité du témoignage

Au début de l’audience, le commissaire demandera aux participants de se présenter et de confirmer le fait qu’ils sont seuls. Le commissaire rappellera à tous les participants que l’audience est totalement confidentielle. Les participants doivent noter ce qui suit :

  • S'ils se connectent à l'audience à l'aide d'un appareil personnel, le commissaire demandera au demandeur d'asile ou à la personne protégée de confirmer qu'il a lu et compris les renseignements concernant les audiences virtuelles contenus dans l'avis de convocation à une audience virtuelle​, qu'il consent à participer à une audience virtuelle et qu'il répond aux exigences techniques énumérées sur la première page de l'avis de convocation à une audience virtuelle
  • Le commissaire demandera aux observateurs, tels qu'un employé de la Commission, un représentant du HCR, les personnes de soutien et les membres de la famille, de se présenter aux fins de consignation au dossier, de se mettre devant la caméra et de confirmer qu'ils ne participeront pas à l'audience autrement qu'à titre d'observateurs
  • Le demandeur d'asile ne doit pas lire son formulaire FDA ni ses notes pendant l'audience sans avoir obtenu l'autorisation du commissaire
  • Les témoins ne doivent communiquer avec personne (hormis leur conseil) au sujet des éléments de leur témoignage ni pendant l'audience ni pendant quelque pause que ce soit
  • ​Les témoins doivent veiller à ce que l'interprète dispose de suffisamment de temps pour traduire toute leur réponse à une question. Pour ce faire, ils devront prendre de nombreuses pauses pour permettre à l'interprète de traduire leurs propos
  • Les demandeurs d'asile, les personnes protégées et les témoins doivent s'abstenir d'utiliser leur téléphone cellulaire pendant l'audience s'ils n'utilisent pas l'application Microsoft Teams sur leur téléphone pour se connecter à l'audience virtuelle. Le demandeur d'asile ou la personne protégée peut utiliser son téléphone pour communiquer avec son conseil à d'autres moments, par exemple pendant une pause.

Qualité du son et de la vidéo pendant l’audience virtuelle

Au début de l’audience, le commissaire vérifiera que la qualité de la transmission audio et vidéo est adéquate pour tous les participants. Les participants doivent avertir immédiatement le commissaire s’ils éprouvent un problème lié à la qualité de la vidéo ou du son pendant l’audience, y compris s’ils ne peuvent pas voir ou entendre clairement les autres participants, si la connexion commence à créer un problème de décalage, si des interruptions sonores leur font manquer des propos ou s’ils sont déconnectés pendant l’audience.

Il est important que les témoins estiment que l’environnement dans lequel ils témoignent offre une confidentialité suffisante pour pouvoir témoigner librement. Les participants doivent s’assurer, dans la mesure du possible, qu’il n’y aura pas d’interruptions ou de distractions pendant toute la durée de l’audience. Si une partie est dérangée par quelqu’un ou quelque chose pendant l’audience, elle doit en informer le commissaire.

Si des problèmes compromettant le déroulement équitable de l’audience surviennent et qu’il n’est pas possible de les régler, il est possible, sur demande des parties ou sur ordre du commissaire, que cette audience virtuelle soit remplacée par une audience en personne qui se tiendra dans un bureau de la CISR à une date ultérieure.

Que faire en cas de problème de connexion ou de son pendant l’audience virtuelle

Si un problème de connexion ou de son survient pendant l’audience, il incombe au participant de le signaler immédiatement au commissaire. Si le problème de connexion persiste et s’il y a déconnexion de l’appel, le participant concerné devrait faire ce qui suit :

  • essayer de se reconnecter en cliquant à nouveau sur le lien d’invitation à l’audience;
  • essayer de se connecter à partir d’un autre appareil, comme un téléphone intelligent;
  • passer un appel au moyen de l’option d’appel téléphonique du courriel envoyé par la CISR et contenant le lien de l’invitation;
  • appeler la CISR au numéro de téléphone fourni par le personnel du greffe lors de l’enregistrement ou au numéro indiqué sur l’avis de convocation.

Comment les conseils et les demandeurs d’asile peuvent s’entretenir en privé pendant les pauses à l’audience

Il est prévu que, de façon générale, les conseils et leurs clients s’entretiennent par téléphone pendant les pauses à l’audience lorsqu’ils ne sont pas situés au même endroit. Le logiciel Microsoft Teams le signale lorsqu’il est en train d’enregistrer ; les demandeurs d’asile et les conseils doivent s’assurer que le commissaire a interrompu l’enregistrement lorsqu’ils s’entretiennent en privé pendant une pause. Lorsqu’un participant accède à son audience depuis un bureau de la CISR, le microphone branché à l’ordinateur comporte un interrupteur marche-arrêt sur lequel il peut appuyer pour assurer le caractère privé de leur entretien.

Comment montrer un document au commissaire pendant l’audience

Les participants peuvent partager leurs écrans pendant l’audience en utilisant Microsoft Teams. Par exemple, pendant les observations, les conseils peuvent souhaiter partager leur écran pour souligner au commissaire un passage particulier d’un cas qu’ils examinent. De même, le commissaire peut souhaiter montrer un document à l’écran au demandeur d’asile ou à la personne protégée. Les participants peuvent le faire en utilisant l’icône de partage de Microsoft Teams. L’article d’aide intitulé « Affichez votre écran lors d’une réunion » sur le site de formation vidéo de Microsoft Teams décrit la procédure à suivre pour ce faire.

Comment un conseil peut obtenir un formulaire de confirmation de comparution​

Dans le cas des conseils au Québec qui le requièrent, vous pouvez demander au personnel du greffe qui établira la connexion de Microsoft Teams de vous fournir un formulaire de confirmation de comparution après l'audience. Sur demande, le personnel du greffe vous enverra une confirmation de comparution par télécopieur ou par le portail de la CISR, si le conseil y est inscrit, environ 24 heures après l'audience.

Si vous n'avez pas eu l'occasion de demander une confirmation de comparution avant le début de l'audience, veuillez faire parvenir une demande par écrit au greffe de la SPR par télécopieur (514‑283‑0164), par Connexion postel ​ou par courriel. Veuillez noter que les demandes communiquées par courriel doivent être en format PDF. La ligne d'objet doit indiquer le numéro de dossier de la SPR, la date de l'audience et le type de demande (p. ex. formulaire de confirmation de comparution). Dans votre demande écrite, veuillez préciser la durée de l'audience.

Obtenir de l’aide

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le greffe de la CISR aux numéros de téléphone indiqués sur la page Web des coordonnées de la Commission. Pour transmettre des télécopies et des courriels, vous devez utiliser le numéro de télécopieur et l'adresse de courriel figurant dans l'avis de convocation à une audience virtuelle relative à votre cas.