IRBLe présent guide fournit des renseignements sur les audiences virtuelles tenues par la Section de la protection des réfugiés (SPR) au moyen de la technologie de vidéoconférence Microsoft Teams.
Sur cette page
Types d’audiences
Les audiences de la
SPR pour instruire les demandes d'asile ou les demandes d'annulation ou de constat de perte d'asile présentées par le ministre sont tenues sous les deux formes suivantes :
-
audience virtuelle – vous vous servez de votre propre matériel depuis votre domicile, votre bureau ou un autre espace privé pour participer virtuellement à l'audience, ou vous utilisez le matériel de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) dans un bureau de la
CISR afin d’assister virtuellement à votre audience;
-
audience en personne – vous vous présentez à un bureau de la
CISR pour assister à l'audience en présence du commissaire de la
SPR. D’autres participants, comme les interprètes, peuvent participer en personne ou virtuellement, à la discrétion de la
CISR.
Les audiences de la
SPR sont mises au rôle en tant qu'audiences virtuelles par défaut. Si vous ne disposez pas d’un appareil pour vous connecter, si vous n’avez pas accès à un lieu privé ou si vous avez d’autres préoccupations concernant la participation à une audience virtuelle, vous pouvez demander à utiliser les locaux et le matériel de la CISR pour votre audience virtuelle ou demander la tenue d’une audience en personne.
Pour obtenir de plus amples renseignements généraux sur la tenue d'une audience relative à une demande d'asile à la
CISR, veuillez consulter le
Guide du demandeur d'asile de la
SPR.
Ce dont les participants ont besoin pour une audience virtuelle
Pour participer à une audience virtuelle à distance, les participants doivent remplir les conditions suivantes :
disposer d'un ordinateur portatif, d'un ordinateur de bureau, d'une tablette ou d'un téléphone intelligent muni d'une caméra (webcam) et d'un accès à Internet haut débit suffisant pour permettre une vidéoconférence fiable; la vitesse de votre réseau doit être d’au moins 1,5 Mbit/s (vous pouvez vérifier la vitesse de votre réseau à l’aide de
l’outil de test de vitesse de Google);
disposer d’une installation technologique à domicile ou au bureau suffisamment sécurisée et privée. Que les participants participent à une audience publique ou à huis clos, nous leur recommandons fortement de suivre les recommandations du gouvernement du Canada intitulées «
Pensez cybersécurité » pour sécuriser leur appareil.
Demander un autre type d’audience
Demande d’utilisation du matériel de la CISR dans un bureau de la CISR
Vous pouvez demander à utiliser le matériel de la
CISR dans un bureau de la
CISR pour votre audience virtuelle. Dans une telle situation, vous participerez à l'audience virtuelle à l'aide d'un ordinateur dans un bureau de la
CISR.
Vous devez présenter cette demande en communiquant avec le greffe approprié de la
SPR
jusqu'à 10 jours ouvrables avant votre audience. Nos coordonnées se trouvent à l'adresse suivante :
Régions.
Si vous faites une demande afin d'utiliser le matériel de la
CISR dans un bureau de la
CISR
dans les 10 jours ouvrables précédant l'audience, vous devez :
- communiquer avec le greffe approprié par écrit;
- expliquer pourquoi vous n'avez pas présenté votre demande en temps opportun;
- inclure tout document à l'appui de la raison pour laquelle votre demande a été présentée tardivement.
Comment demander une audience en personne
Pour demander une audience en personne où vous et le commissaire de la
SPR (aussi appelé décideur) serez présents ensemble dans un bureau de la
CISR, vous devez
remplir un formulaire de demande. Dans certains cas, vous pourriez devoir fournir les raisons pour lesquelles vous souhaitez la tenue d'une audience en personne.
Vous n'êtes pas tenu de fournir les raisons pour lesquelles vous souhaitez la tenue d'une audience en personne si :
- vous n'êtes pas représenté par un conseil;
- vous avez présenté une demande de mesures d'adaptation d'ordre procédural au titre des Directives numéro 8 du président ou vous vous êtes déjà vu accorder de telles mesures;
- vous êtes en détention;
- vous êtes un mineur non accompagné (c'est-à-dire une personne âgée de moins de 18 ans qui n'est accompagnée ni de ses parents ni d'un membre de sa famille ayant pris en charge les soins du mineur ou un tuteur légal);
- vous faites l'objet d'une audience spéciale sur le désistement.
Dans ces situations, la
SPR acceptera votre demande d'audience en personne, sous réserve des limites opérationnelles, sans que vous ayez besoin de fournir des raisons.
Si aucune de ces catégories ne s'applique à vous, vous devez fournir les raisons pour lesquelles vous souhaitez la tenue d'une audience en personne. Le formulaire comporte des renseignements importants qui vous aideront à expliquer vos raisons.
Remarque importante : L'audience relative à votre demande d'asile sera tenue virtuellement
à moins que nous recevions un formulaire de demande d'audience en personne de votre part. Si vous voulez une audience en personne ou si vous souhaitez assister à votre audience virtuelle dans un bureau de la
CISR, veuillez-nous le faire savoir dès que possible. Vous pouvez nous en informer avant ou après la mise au rôle de votre audience. Si votre demande est faite dans les 10 jours ouvrables précédant votre audience, vous devez fournir une explication des raisons pour lesquelles votre demande est présentée tardivement.
Remarque importante : Si votre demande visant la tenue d'un autre type d'audience est approuvée, mais que vous décidez que vous souhaitez participer à une audience virtuelle en utilisant votre propre matériel dans votre espace privé, vous devez nous en informer dès que possible. Nos coordonnées se trouvent à l'adresse suivante :
Régions.
Demander que des observateurs assistent à une audience
Vous pouvez être accompagné d'une personne de soutien (membre de la famille ou ami) qui assistera à votre audience en tant qu'observateur. Un observateur ne parle pas et ne peut pas participer activement à l'audience. Informez le Greffe que vous êtes accompagné d'un observateur lors de votre enregistrement. Le Greffe avisera le commissaire de la
SPR qui instruira votre demande d'asile. Vous pouvez également envoyer à l'avance un courriel ou une lettre au Greffe pour lui fournir le nom de l'observateur.
Veuillez noter que cette règle ne s'applique pas aux membres des médias. Les représentants des médias qui souhaitent observer une audience doivent
communiquer avec le service des relations avec les médias.
Connexion à l’audience virtuelle
Le Greffe envoie par courriel le lien d’invitation à l’audience
La
SPR tient les audiences virtuelles au moyen de Microsoft Teams. Avant l'audience, le Greffe de la
SPR enverra un lien d'invitation à l'audience à l'adresse de courriel du conseil, ou encore directement au demandeur d'asile ou à la personne protégée si la personne n'est pas représentée. Ce lien permettra aux participants et aux observateurs de se connecter à l'audience.
Témoins ou observateurs autorisés
Un témoin ou un observateur peut participer à l'audience virtuelle par téléphone ou par vidéoconférence en utilisant Microsoft Teams. Normalement, il vaut mieux que le témoin se connecte à l'audience au moyen de Microsoft Teams. Il est également possible de téléphoner à un témoin ou de lui demander de se joindre à l'audience en composant le numéro de téléphone associé à l'audience.
Façon de télécharger Microsoft Teams
Pour une meilleure expérience d'utilisation, il est recommandé que les participants et les observateurs téléchargent l'application Microsoft Teams gratuite plutôt que d'utiliser l'interface Web Microsoft Teams. Pour savoir comment télécharger l'application gratuite Microsoft Teams, veuillez suivre les
instructions fournies par Microsoft.
Vous pouvez sélectionner la langue de votre choix dans Microsoft Teams. Pour changer la langue de l'application, cliquez sur vos initiales dans le coin supérieur droit de l'écran, puis sélectionnez « Paramètres ». Allez dans « Paramètres généraux » et faites défiler la page vers le bas. Vous pouvez alors changer la langue de l'application.
Connexion à l'audience virtuelle
- La
CISR fournira aux participants et aux observateurs (le cas échéant) des renseignements sur la connexion à Microsoft Teams .
- 15 minutes avant l'heure de début prévue dans l'avis de convocation, les participants doivent cliquer sur le lien
Rejoindre la réunion Microsoft Teams.
- Ils seront dirigés vers la page de leur navigateur par défaut et se verront offrir différentes options :
-
ouvrir l'application Microsoft Teams si les participants l'ont déjà installée sur leur appareil;
-
télécharger l'application si les participants souhaitent participer en utilisant l'application;
-
se joindre plutôt à partir du site Web si les participants souhaitent se connecter au moyen du navigateur Web. Veuillez noter que si leur navigateur Web n'est pas pris en charge, cette page en informera les participants et leur proposera une solution de rechange. Dans les deux cas, il est préférable de télécharger l'application.
-
Inscrire leur nom complet (prénom et nom de famille) pour participer à la réunion. Les participants peuvent également ajouter une description pour préciser qui ils sont (p. ex. conseil, demandeur d’asile, témoin ou observateur). Ils devront autoriser Microsoft Teams à accéder à leur caméra et à leur microphone; ils doivent y consentir.
-
Les participants seront transférés dans une salle d'attente virtuelle jusqu'à ce qu'un employé de la
CISR les admette dans la salle d'audience. Veuillez noter que s'ils se joignent à la réunion trop tôt, ils seront exclus de la salle d'attente virtuelle après 15 minutes. Dans une telle situation, les participants peuvent se reconnecter en cliquant sur le même lien.
Les participants sont invités à regarder une
vidéo sur la façon de participer à une réunion sur Microsoft Teams.
Fonction des boutons du logiciel Microsoft Teams
Pendant une audience virtuelle sur Microsoft Teams, les participants verront les options suivantes :
- Cliquer sur l'icône d'affichage des participants pour voir la liste de tous les participants à l'audience
- Cliquer sur l'icône d'affichage de la conversation pour afficher la fenêtre de conversation sur le côté droit de la fenêtre
- Cliquer sur la
main si vous souhaitez attirer l'attention du commissaire
- Cliquer sur les
points de suspension (…) pour découvrir plus d'options, notamment pour vérifier les paramètres des périphériques, brouiller l'arrière‑plan ou désactiver la vidéo entrante
- Cliquer sur l'icône de la caméra pour activer et désactiver la vidéo
- Cliquer sur l'icône du microphone pour activer et désactiver le microphone (muet et non muet)
- Cliquer sur l'icône de partage pour partager un document à l'écran afin que tous les participants puissent le voir
- Cliquer sur l'icône de téléphone rouge pour mettre fin à la réunion lorsque l'audience est terminée
La version Microsoft Teams du Web affiche uniquement la vidéo de la personne qui parle. Pour éviter cela, épinglez les participants en cliquant « afficher les participants » pour faire apparaître le menu « personnes », puis en cliquant sur les points de suspension à côté du participant que vous voulez épingler et en sélectionnant « Épingler ».
Comment vérifier que les fonctions audio et vidéo fonctionnent avant la date de l'audience
Les participants devraient tester le lien qu'ils reçoivent et qui mène vers l'audience virtuelle avant la date de l'audience. Bien qu'il ne soit pas nécessaire de télécharger un logiciel particulier, pour optimiser leur expérience, les participants devraient télécharger l'application Microsoft Teams avant l'audience et s'assurer qu'ils savent comment utiliser le microphone, la webcam et le haut ‑parleur de leur appareil.
Pour qu'une audience virtuelle ait lieu, les participants doivent avoir accès à une connexion Internet suffisamment stable et rapide pour permettre une vidéoconférence fiable. Ils ne doivent pas utiliser de réseaux publics, tels que ceux des cafés, afin d'accéder à Microsoft Teams en vue de l'audience. Normalement, la vitesse de votre réseau doit être d'au moins 1,5 Mbit/s. Vous pouvez vérifier la vitesse de votre réseau à l'aide de
l'outil de test de vitesse de Google.
Se joindre à une procédure virtuelle
Le jour de l'audience virtuelle, les participants doivent se joindre à la procédure en utilisant le lien et les instructions fournis dans le courriel du Greffe. Les participants doivent se joindre à la réunion 15 minutes avant l'heure de début indiquée dans l'avis de convocation.
Mauvaise qualité de la connexion
La
SPR reconnaît que la qualité de l'appel peut varier tout au long d'une audience. Le commissaire surveillera la qualité de l'appel pour s'assurer que l'audience se déroule équitablement. Les participants doivent avertir immédiatement le commissaire s'ils éprouvent un problème lié à la qualité de l'image ou du son pendant l'audience (p. ex. s'ils ne peuvent pas voir ou entendre clairement les autres participants, si la connexion crée un problème de décalage, si des interruptions sonores leur font manquer des propos ou s'ils sont déconnectés pendant l'audience).
Enregistrement des audiences virtuelles
Il est interdit aux participants, aux observateurs et aux témoins d'enregistrer une audience virtuelle, y compris en prenant des photos ou des captures d'écran de l'audience. Tout enregistrement doit être fait par la
CISR.
La
CISR enregistrera à la fois la piste audio et la vidéo de l'audience grâce à la fonction d'enregistrement de Microsoft Teams. Lorsque la fonction « enregistrement » est activée dans Microsoft Teams, chaque participant reçoit une alerte et voit un point rouge qui indique que la vidéo et l'audio sont en cours d'enregistrement.
Conseils pour participer à une audience virtuelle
Le commissaire de la
SPR surveillera la qualité de l'appel pour s'assurer que l'audience se déroule équitablement.
Aux fins du bon déroulement de votre audience :
Utilisez un appareil doté d'un grand écran. Les participants peuvent utiliser un téléphone intelligent, même si, en raison de la taille réduite de l'écran, il peut être plus difficile de voir clairement tous les participants. Si vous utilisez un téléphone intelligent, ne le tenez pas dans votre main pendant toute l'audience. Posez-le plutôt devant vous de manière à ce qu'il soit stable, par exemple sur une table. Placez-vous de façon à ce que vous apparaissiez au milieu de l'écran.
Veillez à être situé dans un endroit calme, sans distractions, avec un bon éclairage et un bruit de fond minimal. Utilisez un angle de caméra et un arrière-plan approprié pour votre vidéo.
Envisagez d'utiliser un téléphone comme connexion audio à l'audience et un ordinateur pour la diffusion vidéo en continu seulement si votre connexion Internet est lente. Si la connexion Internet est lente à l'endroit où ils se trouvent, les participants peuvent envisager d'utiliser un téléphone comme connexion audio à l'audience et l'ordinateur pour la diffusion visuelle seulement.
Demandez aux autres membres de votre foyer d'éviter d'utiliser Internet pendant votre audience. Si les participants partagent une connexion Internet avec d'autres personnes de leur foyer, la connexion peut être améliorée s'ils ont l'usage exclusif de la bande passante durant l'audience.
Protection des renseignements personnels, confidentialité et intégrité du témoignage
Au début de l'audience, le commissaire demandera aux participants de se présenter et de confirmer le fait qu'ils sont seuls. Le commissaire rappellera à tous les participants que l'audience est totalement confidentielle. Les participants doivent noter ce qui suit :
- Toutes les parties devraient normalement être visibles à l'écran pendant l'audience. Cela inclut les demandeurs, les personnes protégées, leur conseil, et le conseil du ministre. Si cela n'est pas possible, la partie doit en informer le commissaire au début de l'audience. Le commissaire décidera ensuite si l'audience peut se poursuivre virtuellement.
- Le commissaire demandera aux observateurs, tels qu'un employé de la Commission, des représentants du Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés, les personnes de soutien et les membres de la famille, de se présenter aux fins de consignation au dossier, de se mettre devant la caméra et de confirmer qu'ils ne participeront pas à l'audience autrement qu'à titre d'observateurs.
- Le demandeur d'asile ne doit pas lire son formulaire FDA ni ses notes pendant l'audience sans avoir obtenu l'autorisation du commissaire.
- Les témoins ne doivent communiquer avec personne (hormis leur conseil) au sujet des éléments de leur témoignage ni pendant l'audience ni pendant quelque pause que ce soit.
- Les témoins doivent veiller à ce que l'interprète dispose de suffisamment de temps pour traduire toute leur réponse à une question. Pour ce faire, ils devront prendre de nombreuses pauses pour permettre à l'interprète de traduire leurs propos.
- Les demandeurs d'asile, les personnes protégées et les témoins doivent s'abstenir d'utiliser leur téléphone cellulaire pendant l'audience s'ils n'utilisent pas l'application Microsoft Teams sur leur téléphone pour se connecter à l'audience virtuelle. Le demandeur d'asile ou la personne protégée peut utiliser son téléphone pour communiquer avec son conseil à d'autres moments, par exemple pendant une pause.
Sécurité et procédures virtuelles
La plateforme Microsoft Teams fonctionne sur un réseau sécurisé du gouvernement du Canada. Le personnel du greffe de la
CISR et le commissaire qui tranche l'affaire accéderont à l'audience en se connectant sur ce réseau sécurisé. Tout représentant du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile ou du ministre de l'Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté qui participe à l'audience accédera aussi à l'audience au moyen d'un appareil du gouvernement du Canada connecté à ce réseau. Ce réseau sécurisé répond à toutes les exigences du gouvernement du Canada en matière de protection des renseignements personnels et de confidentialité.
Cliquez sur le lien suivant pour en savoir plus sur la sécurité et Microsoft Teams.
Les interprètes de la
CISR accéderont à l'audience au moyen de leur appareil personnel. Ils doivent assurer la confidentialité de tous les renseignements communiqués et suivre les pratiques exemplaires visant à assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les interprètes de la
CISR qui participent à une audience virtuelle doivent s'assurer que leur appareil est conforme aux recommandations du gouvernement du Canada en matière de cybersécurité.
Habituellement, les autres participants accèdent à l'audience virtuelle au moyen de leur ordinateur ou téléphone cellulaire personnel. La
CISR n'a aucun contrôle sur la sécurité de tels appareils. En cas d'atteinte à la sécurité découlant de l'utilisation de l'appareil personnel d'un participant, il existe un risque qu'un tiers obtienne les renseignements communiqués par Internet pendant l'audience. Pour réduire les risques de divulgation de renseignements, les participants devraient prendre des précautions raisonnables, notamment s'assurer que l'appareil électronique qu'ils utilisent à l'audience respecte les recommandations du gouvernement du Canada en matière de cybersécurité.
Consultez les recommandations du gouvernement du Canada pour sécuriser vos appareils.
Si vous avez des préoccupations concernant la sécurité de vos appareils, vous pouvez demander à participer à votre audience virtuelle au moyen des appareils sécurisés se trouvant dans les locaux de la
CISR (voir ci-dessus la rubrique « Demander un autre type d’audience »).
Qualité du son et de la vidéo pendant l’audience virtuelle
Au début de l'audience, le commissaire vérifiera que la qualité de la transmission audio et vidéo est adéquate. Vous devez avertir immédiatement le commissaire si :
- vous ne pouvez pas voir ou entendre clairement les autres participants;
- la connexion commence à créer un problème de décalage;
- des interruptions sonores vous font manquer des propos;
- vous êtes déconnecté pendant l’audience.
Les participants peuvent informer le commissaire en :
- utilisant les fonctions de
clavardage ou de
main levée de Microsoft Teams;
- communiquant avec leur conseil (s'ils ont un conseil);
- communiquant avec l'agent du Greffe.
Si le problème de connexion persiste ou en cas de déconnexion de l'appel, le participant concerné doit faire ce qui suit :
- essayer de se reconnecter en cliquant à nouveau sur le lien d'invitation à l'audience;
- essayer de se connecter à partir d'un autre appareil, comme un téléphone intelligent;
- passer un appel au moyen de l'option d'appel téléphonique du courriel envoyé par la
CISR et contenant le lien de l'invitation;
- appeler la
CISR au numéro de téléphone fourni par le personnel du Greffe lors de l'enregistrement ou au numéro indiqué sur l'avis de convocation.
Si un problème de connexion survient, le commissaire peut également tenter d'appeler les participants au numéro de téléphone fourni.
Si un participant ne peut pas se connecter de nouveau à l'audience après avoir réalisé les étapes ci‑dessus, il doit en informer son conseil ou l'agent du Greffe. L'audience sera suspendue jusqu'à ce qu'il puisse se reconnecter.
Remarque : Les observateurs ne doivent pas interrompre le commissaire s'ils éprouvent des problèmes de connexion ou de son.
Façon dont les conseils et les demandeurs d’asile peuvent s’entretenir en privé pendant les pauses à l’audience
Si le demandeur d’asile a un conseil, il peut devoir communiquer en privé avec ce dernier pendant l’audience. Par exemple, il peut le faire en lui téléphonant pendant une pause. Pour s’assurer que la conversation téléphonique est privée, les participants doivent désactiver leur micro et fermer la caméra vidéo dans Microsoft Teams. Si les participants accèdent à l’audience depuis un bureau de la
CISR, le microphone branché à l’ordinateur comporte un interrupteur marche arrêt sur lequel ils peuvent appuyer pour assurer le caractère privé de la conversation.
Comment montrer un document au commissaire de la
SPR pendant l’audience
Chaque personne, y compris les demandeurs d’asile et les conseils, devrait avoir accès à un ensemble complet, identique et numéroté de documents pendant l’audience. Les participants peuvent également partager leur écran pour montrer aux autres un document numérique. Par exemple, pendant les observations, les conseils peuvent souhaiter partager leur écran pour souligner au commissaire un passage particulier d’un cas qu’ils examinent. Les participants peuvent le faire en utilisant l’icône de partage.
Façon dont un conseil peut obtenir un formulaire de confirmation de comparution
Dans le cas des conseils au Québec qui le requièrent, vous pouvez demander au personnel du Greffe qui établira la connexion de Microsoft Teams de vous fournir un formulaire de confirmation de comparution après l’audience. Sur demande, le personnel du Greffe vous enverra une confirmation de comparution par télécopieur ou par le portail de la
CISR, si le conseil y est inscrit, environ 24 heures après l’audience.
Si vous n'avez pas eu l'occasion de demander une confirmation de comparution avant le début de l'audience, veuillez faire parvenir une demande par écrit au Greffe de la
SPR par télécopieur (514‑283‑0164), par Connexion ou par courriel. Veuillez noter que les demandes communiquées par courriel doivent être en format PDF. La ligne d'objet doit indiquer le numéro de dossier de la
SPR, la date de l'audience et le type de demande (p. ex. le formulaire de confirmation de comparution). Dans votre demande écrite, veuillez préciser la durée de l'audience.
Obtenir de l'aide
Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le Greffe de la
CISR aux numéros de téléphone indiqués sur la page Web des coordonnées de la Commission. Pour transmettre des télécopies et des courriels, vous devez utiliser le numéro de télécopieur et l'adresse de courriel figurant dans l'avis de convocation à une audience virtuelle relative à votre cas.