Toutes les audiences de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) sont mises au rôle par défaut en tant qu'audiences virtuelles. Lors d'une audience virtuelle, tous les participants participent virtuellement, par téléphone ou au moyen d'un logiciel de vidéoconférence comme Microsoft Teams. Tous les participants, y compris le commissaire, se trouvent à distance, par exemple à la maison ou au travail, et utilisent leur propre équipement.
Le
commissaire est chargé de tenir les audiences et de trancher les affaires relevant de toutes les sections de la
CISR.
Remarque : Cette information s'applique également aux conférences du mode alternatif de règlement des litiges et aux conférences préparatoires à l'audience tenues devant la Section d'appel de l'immigration (SAI), aux audiences relatives aux demandes et aux conférences préparatoires à l'audience tenues devant la Section de l'immigration (SI) et aux conférences tenues devant la Section d'appel des réfugiés (SAR).
Remarque : Si votre audience est tenue à la Section de la protection des réfugiés (SPR), vous devez consulter le guide des audiences virtuelles à la
SPR.
Sur cette page
Ce dont vous avez besoin pour participer à une audience virtuelle
Après la mise au rôle de votre audience, vous ou votre conseil recevrez un avis de convocation. L'avis comprendra la date et l'heure à laquelle se tiendra votre audience ainsi que le lien menant à la réunion Microsoft Teams que vous devrez utiliser pour y participer.
Pour participer à votre audience virtuelle devant la
CISR, vous devez :
- disposer d'un ordinateur portatif, d'un ordinateur de bureau, d'une tablette ou d'un téléphone intelligent muni d'une caméra et d'un microphone;
- avoir accès à une connexion Internet haute vitesse fiable (au moins 1,5 Mbit/s) pour participer à une vidéoconférence;
- avoir accès à un téléphone.
Si vous ne disposez pas de la technologie nécessaire pour participer à votre audience virtuelle, vous pouvez demander une
audience hybride. Une audience hybride consiste en une audience virtuelle, dans laquelle vous devez vous connecter depuis un bureau de la
CISR en utilisant l'équipement de la
CISR.
Vous pouvez également demander une
audience en personne. Dans ce cas, vous et les autres participants êtes physiquement présents dans un bureau de la
CISR ou dans tout autre endroit désigné par la
CISR.
Demande d'audience hybride ou en personne.
Comment installer Microsoft Teams sur votre appareil
Pour participer à une audience virtuelle, la
CISR vous recommande de télécharger l'application
Microsoft Teams plutôt que de vous connecter à l'aide de votre navigateur Web. Le téléchargement de l'application vous permet d'accéder à davantage de
fonctionnalités offertes par Microsoft Teams.
Comment se joindre à une audience sur Microsoft Teams
Pour vous connecter à votre audience, suivez les étapes ci-dessous.
- Cliquer sur le lien
Cliquez ici pour participer à la réunion qui vous a été fournie par la
CISR.
- Choisir parmi les différentes options :
- ouvrir l'application Microsoft Teams si vous l'avez déjà installée sur votre appareil;
- télécharger l'application si vous souhaitez participer en utilisant l'application;
- se joindre plutôt à partir du site Web si vous souhaitez vous connecter au moyen du navigateur Web. (Veuillez noter que si votre navigateur Web n'est pas pris en charge, cette page vous en informera et vous proposera une solution de rechange. Dans les deux cas, il est préférable de télécharger l'application.)
- Inscrire votre nom complet (prénom et nom de famille) pour participer à la réunion. Vous pouvez également ajouter une description pour préciser qui vous êtes (p. ex. conseil, appelant, témoin ou observateur). Vous devrez autoriser Microsoft Teams à accéder à votre caméra et à votre microphone.
- Vous serez transféré dans une salle d'attente virtuelle jusqu'à ce qu'un employé de la
CISR vous admette dans la salle d'audience.
Vous serez exclu de la salle d'attente virtuelle si vous vous connectez plus de 15 minutes avant le début de votre audience. Dans une telle situation, vous pouvez vous reconnecter en cliquant sur le même lien.
Regarder une vidéo sur la façon de participer à une réunion sur Microsoft Teams.
Sécurité et Microsoft Teams
La plateforme Microsoft Teams fonctionne sur un réseau sécurisé du gouvernement du Canada. Tout le personnel du gouvernement du Canada – y compris le commissaire de la
CISR – qui tranche l'affaire accédera à l'audience en se connectant sur ce réseau sécurisé qui répond à toutes les exigences du gouvernement du Canada en matière de protection des renseignements personnels et de confidentialité.
Cliquez sur le lien suivant pour en savoir plus sur la
sécurité et Microsoft Teams.
Les interprètes de la
CISR accéderont à l'audience au moyen de leur appareil personnel. Ils doivent assurer la confidentialité de tous les renseignements communiqués et suivre les pratiques exemplaires visant à assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les interprètes de la
CISR qui participent à une audience virtuelle doivent s'assurer que leur appareil est conforme aux recommandations du gouvernement du Canada en matière de
cybersécurité.
Habituellement, vous accédez à l'audience virtuelle au moyen de votre ordinateur ou téléphone cellulaire personnel. La
CISR n'a aucun contrôle sur la sécurité de tels appareils. En cas d'atteinte à la sécurité découlant de l'utilisation de votre appareil personnel, il existe un risque qu'un tiers obtienne les renseignements communiqués par Internet pendant l'audience.
Consultez la rubrique concernant la
cybersécurité pour connaître les mesures simples que vous pouvez prendre pour protéger vos activités en ligne.
Protection des renseignements personnels et enregistrements
La
CISR enregistrera l'audience ou toute autre procédure pour laquelle un enregistrement est nécessaire. Il est interdit à toute personne qui assiste à une procédure virtuelle d'enregistrer ou de diffuser la procédure sous quelque forme que ce soit. En cliquant sur le lien pour participer à l'audience, vous acceptez ces conditions.
À la fin de l'audience, le commissaire de la
CISR arrêtera l'enregistrement avant de quitter la salle d'audience virtuelle.
Remarque : pour les audiences devant la
SAR, le commissaire rappelle également aux participants que le canal n'est pas privé et que toute conversation privée doit être tenue ailleurs.
Comment participer à une audience par vidéoconférence
Si vous ne pouvez pas vous connecter en utilisant le lien de réunion Microsoft Teams ou si la connexion est interrompue pendant votre audience, vous pouvez vous connecter au moyen d'un téléphone en utilisant le numéro de téléphone et le numéro de la conférence indiqués sur votre avis de convocation.
Appelez le numéro de téléphone et suivez les instructions. Il vous sera demandé d'entrer le numéro de la conférence et d'appuyer sur le bouton #. Une fois connecté, vous serez dirigé vers la salle d'attente et un employé vous admettra dans la salle d'audience.
Façon de s'entretenir en privé pendant les pauses à l'audience
Si vous avez un conseil, vous pouvez devoir communiquer en privé avec ce dernier pendant l'audience. Par exemple, vous pouvez le faire en lui téléphonant pendant une pause. Pour vous assurer que la conversation téléphonique est privée, vous devez désactiver votre micro et fermer la caméra vidéo dans Microsoft Teams.
Toute communication privée entre les conseils adverses doit avoir lieu par téléphone ou par tout autre moyen convenu par les deux conseils.
Si vous êtes une personne détenue et que vous souhaitez vous entretenir en privé avec votre conseil pendant le contrôle des motifs de détention, faites-le savoir au commissaire de la
CISR.
Façon de se connecter à l'audience si vous êtes un témoin ou une caution
Si vous êtes un témoin ou une caution, vous devrez recevoir le lien d'une personne autorisée pour vous connecter à l'audience sur Microsoft Teams. La partie qui appelle le témoin ou la caution est autorisée à vous fournir le lien vers Microsoft Teams.
Si vous êtes un témoin ou une caution et que vous ne pouvez pas vous joindre à l'audience par vidéoconférence, la Section vous téléphonera au numéro de téléphone que vous avez fourni sur la liste des témoins ou au conseil ou à la personne concernée.
Remarque : pour les audiences tenues devant la
SI et la SAI, la personne qui souhaite que le témoin témoigne doit informer la Section de la manière dont le témoin se joindra à l'audience. Vous ou votre conseil transmettrez le lien Microsoft Teams de l'audience à votre témoin.
Préparation de votre audience virtuelle
Avant votre audience ou votre conférence, vous devez :
- trouver une salle privée dotée d'un bon éclairage, d'un bruit de fond minimal et de portes qui se ferment. Faites de votre mieux pour vous assurer qu'il n'y aura pas d'interruptions ou de distractions;
- vous assurer que votre appareil est branché et sous tension;
- utiliser des écouteurs munis d'un microphone. Les autres participants vous entendront mieux et les bruits de fond seront réduits;
- avoir tous vos documents à portée de main;
- avoir un plan de secours en cas de défaillance de votre connexion Internet, par exemple en recourant au point d'accès ou à la connexion LTE de votre téléphone cellulaire;
- mettre votre téléphone cellulaire en mode silencieux ou en mode avion pour éviter les interruptions;
- ne pas utiliser d'arrière-plan.
Conseils pour les participants
Une fois que votre audience a débuté, suivez toutes les instructions données par le commissaire ou le personnel de la
CISR. Suivez ces conseils pour faciliter le déroulement de votre audience :
- Désactivez votre microphone lorsque vous ne parlez pas pendant un certain temps. Ainsi, vous réduirez les bruits distrayants comme ceux causés par le froissement des papiers. N'oubliez pas de réactiver votre microphone lorsque vous devez parler.
- Les observateurs doivent maintenir le son du micro désactivé pendant toute la durée de la procédure.
- Utilisez un appareil doté d'un grand écran. Nous ne recommandons pas l'utilisation d'un téléphone intelligent en raison de la taille réduite de l'écran. Si vous utilisez un téléphone intelligent, ne le tenez pas dans votre main pendant toute l'audience. Posez-le plutôt devant vous de manière qu'il soit stable afin que vous puissiez être au milieu de l'écran.
- Demandez aux autres membres de votre ménage d'éviter d'utiliser Internet pendant votre audience. La connexion peut être améliorée si vous avez l'usage exclusif de la bande passante durant l'audience.
- Demandez aux autres participants de répéter leurs propos si ceux-ci ne sont pas clairs. Il peut arriver que des pépins surviennent et que le son ne soit pas clair pendant un moment. Vous ne devez en aucun cas déduire ce qui a été dit, surtout s'il s'agissait d'une question pour vous.
- Parlez lentement et prenez une pause de quelques secondes avant de répondre aux questions si un interprète participe à votre audience. Cela permettra d'aider l'interprète s'il y a un décalage de l'audio ou de la vidéo.
- Utilisez la fonction de « main levée » si vous souhaitez dire quelque chose, poser une question ou demander des précisions.
- Ne mangez pas pendant l'audience. Il est permis de boire.
- Restez calme si vous rencontrez des problèmes techniques pendant votre audience. Le commissaire veillera à ce que votre audience se déroule de manière juste et équitable, même si cela signifie que l'audience sera remise à une autre date.
Consultez les
renseignements techniques pour les audiences virtuelles de la
CISR afin de résoudre tout problème technique.
Être prêt à participer à l'audience
- Au début de l'audience, le commissaire peut vous poser des questions pour s'assurer que vous êtes doté de tous les moyens nécessaires et prêt à commencer. Par exemple, il peut vous demander de confirmer que la qualité du son et de la vidéo est bonne.
- Le commissaire vous demandera de vous présenter et de confirmer le fait que vous êtes seul. Si l'audience est privée, le commissaire vous rappellera que l'audience est totalement confidentielle.
- Pour protéger l'intégrité de votre témoignage :
-
Restez visible à l'écran pendant votre participation à l'audience. Si cela n'est pas possible, vous devez en informer le commissaire au début de l'audience, et il décidera ensuite si l'audience peut se poursuivre virtuellement.
-
Ne communiquez avec personne, hormis votre conseil, au sujet des éléments de votre témoignage ni pendant l'audience ni pendant quelque pause que ce soit.
-
N'utilisez ou n'accédez
pas à des renseignements à partir d'un appareil électronique lors de la présentation de votre témoignage à l'audience.
-
Ne consultez
pas de documents imprimés lors de votre témoignage, à moins que le commissaire ou l'agent de règlement anticipé ne vous demande de le faire.
-
Indiquez au commissaire, au début de l'audience, si des personnes de soutien ou des observateurs sont présents avec vous. Il sera demandé aux observateurs de se présenter aux fins de consignation au dossier et de confirmer qu'ils ne participeront en aucune façon à l'audience. Les personnes qui vous accompagnent et qui vont témoigner seront généralement invitées à quitter la salle.
- Si des problèmes affectant le caractère équitable de l'audience surviennent du fait que l'audience est virtuelle et ne peuvent être résolus, vous pouvez demander – ou le commissaire peut décider – que l'audience virtuelle soit à nouveau mise au rôle en tant qu'audience hybride ou en personne.