Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2019-2020

​​​​Table des matières

1. Introduction
2. Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
3. Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des projets spéciaux
4. Délégation de pouvoirs
5. Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels – Interprétation
1. Demandes reçues
2. Décisions à l’égard des demandes traitées
3. Exceptions invoquées
4. Exclusions citées
5. Délai de traitement
6. Prorogation des délais
7. Traduction
8. Méthode de consultation
9. Corrections et mention des corrections
10. Coûts
11. COVID-19
6. Demandes de renseignements personnels informelles
7. Demandes de consultation
8. Plaintes et enquêtes
9. Activités de surveillance
10. Atteintes à la vie privée
11. Activités de sensibilisation et de formation
12. Politiques, lignes directrices et procédures
13. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
14. Communications en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi
15. Salles de consultation
16. Annexe A : Ordonnances de délégation de pouvoirs
17. Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
18. Annexe C : Rapport statistique supplémentaire – Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) a pour objet de fournir aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada, le droit d’accès aux renseignements personnels que détiennent les institutions fédérales, sous réserve d’exceptions limitées et précises.

L’article 72(1) de la Loi exige que le responsable de chaque institution fédérale dépose, à la fin de chaque exercice, un rapport d’application de la Loi en ce qui concerne son institution.

Le présent rapport annuel présente un résumé de la gestion et de l’application de la Loi à la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) au cours de la période de référence 2019 2020. Il s’adresse au grand public, aux parlementaires et au personnel de la CISR.

2. Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada

La CISR est le plus grand tribunal administratif indépendant au Canada. Sa mission consiste à régler, de manière efficace, équitable et conforme à la loi, les cas d’immigration et de statut de réfugié.

La CISR est actuellement composée de quatre sections :

• La Section de la protection des réfugiés (SPR), qui statue :
• sur les demandes d’asile présentées au Canada;
• sur les demandes d’annulation de la qualité de réfugié;
• sur les demandes de perte de l’asile.
• La Section de l’immigration (SI), qui :
• effectue des enquêtes sur des étrangers ou des résidents permanents qui demandent à entrer au Canada ou qui s’y trouvent déjà et seraient interdits de territoire;
• contrôle les motifs de détention d’étrangers ou de résidents permanents détenus pour des raisons d’immigration.
• La Section d’appel de l’immigration (SAI), qui instruit :
• les appels interjetés contre le refus, par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), de demandes de parrainage au titre de la catégorie du regroupement familial;
• les appels interjetés contre certaines mesures de renvoi prises à l’égard de résidents permanents, de réfugiés au sens de la Convention, d’autres personnes protégées et de titulaires d’un visa de résident permanent;
• les appels interjetés par des résidents permanents au sujet desquels un agent d’IRCC, hors du Canada, a conclu qu’ils avaient manqué à l’obligation de résidence;
• les appels interjetés par le ministre de la Sécurité publique contre des décisions rendues par la SI au terme d’une enquête.

La quatrième section, la Section d’appel des réfugiés (SAR), a été mise en place en décembre 2012 avec l’entrée en vigueur de la Loi sur des mesures de réforme équitables concernant les réfugiés et la Loi visant à protéger le système d’immigration du Canada.

• • La SAR instruit :
• les appels interjetés contre une décision de la SPR d’accueillir ou de rejeter une demande d’asile;
• les appels interjetés contre une décision de la SPR de rejeter une demande présentée par le ministre visant la perte de l’asile;
• les appels interjetés contre une décision de la SPR de rejeter une demande présentée par le ministre visant l’annulation d’une décision ayant accueilli une demande d’asile.

Le président de la CISR rend des comptes au Parlement par l’entremise du ministre d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

3. Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des projets spéciaux

La Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des projets spéciaux veille à ce que la CISR respecte les obligations prévues par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de la manière suivante :

• traiter les demandes d’accès à l’information et les demandes de renseignements personnels pour la CISR;
• répondre aux demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales;
• donner des conseils et une orientation au personnel de la CISR en ce qui concerne l’interprétation des deux lois de même que des politiques et des lignes directrices connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• au nom de la CISR, assurer la liaison avec le SCT, le Commissariat à la vie privée et le Commissariat à la protection des renseignements personnels de même qu’avec d’autres ministères et organismes gouvernementaux relativement à un large éventail de questions qui touchent l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP), allant de l’interprétation de la loi aux détails des processus et des procédures;
• fournir des observations sur l’élaboration des politiques et des procédures de la CISR pour assurer leur conformité aux dispositions des deux lois;
• assurer la coordination de la préparation du chapitre Info Source de la CISR;
• préparer les rapports annuels à l’intention du Parlement sur l’application de chaque loi;
• participer aux tribunes sur l’AIPRP, par exemple aux réunions et aux groupes de travail de la collectivité de l’AIPRP du SCT.

La Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des projets spéciaux fait partie de la Direction générale des services au tribunal. Elle est constituée d’un directeur/coordonnateur, d’un directeur adjoint, de six agents de l’AIPRP et deux commis.

Au cours de la période de référence, la CISR n’a pas fourni de service à une autre institution fédérale selon l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela est principalement dû à la taille de la Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des projets spéciaux, qui est déjà très petite.

4. Délégation de pouvoirs

En vertu de l’article 73(1) de la Loi, le responsable d’une institution gouvernementale peut, par arrêté, déléguer certaines de ses attributions à des cadres ou employés de l’institution.

L’autorité nécessaire pour exercer les attributions du président (administrateur général) de la CISR pour l’application de la Loi a été déléguée au secrétaire général, au directeur général de la Direction générale des services au tribunal, au directeur/coordonnateur de l’AIPRP ainsi qu’au directeur adjoint de l’AIPRP.

Le président, le secrétaire général, l’agent de sécurité de la Commission, l’agent de sécurité adjoint de la Commission et l’agent de sécurité régional sont chargés d’autoriser la communication de renseignements personnels jugés d’intérêt public au titre de l’alinéa 8(2)m) de la Loi.

Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs est jointe à l’Annexe A.

5. Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels – Interprétation

Voici un aperçu des renseignements statistiques contenus à l’Annexe B du présent rapport.

I. Demandes reçues

En 2019 2020, la CISR a reçu 2094 demandes officielles de renseignements personnels, ce qui représente une diminution de 37.9 % du volume de demandes par rapport à l’exercice 2018 2019, au cours duquel 3372 demandes officielles avaient été présentées. De plus, 320 autres demandes ont été reportées de l’exercice précédent.

Au cours des cinq dernières années, le nombre de demandes reçues et traitées par la CISR a diminué d’une année à l’autre. Toutefois, la direction de l’AIPRP est heureuse de signaler qu’en moyenne, 3868 demandes ont été reçues et 3873 demandes ont été traitées annuellement.

II. Décisions à l’égard des demandes traitées

Au total, 2 300 demandes officielles ont été traitées durant la période de référence 2019 2020. Les demandes traitées ont été réglées de la manière suivante :

Parmi les 188 759 pages examinées en réponse à ces demandes, 177 601 ont été communiquées. En comparaison avec l’exercice précédent, ce sont approximativement 35 000 pages de plus qui ont été examinées et 33 000 pages de plus qui ont été communiquées en 2019-2020.

Au cours de l’exercice 2019-2020, un total de 294 demandes ont été complètement divulguées, 489 demandes ont été partiellement divulguées et dix demandes ont été abandonnées. En ce qui concerne ces dix cas abandonnés, les demandeurs n’ont pas pu fournir suffisamment de renseignements pour permettre à la CISR de trouver la documentation demandée ou n’ont pas obtenu le consentement écrit d’une autre personne afin d’autoriser la CISR à divulguer les renseignements personnels de cette personne.

De plus, un total de 1505 demandes n’ont pas pu être traitées, car aucun document pertinent n’existait. Depuis février 2013, le bureau d’AIPRP de la CISR reçoit des demandes de renseignements personnels provenant de personnes présentes au Canada qui souhaitent obtenir, dans le but de se rendre en Inde, une lettre attestant qu’elles n’avaient jamais présenté une demande d’asile. Le consulat général de l’Inde exige qu’une lettre de la CISR soit jointe à chaque demande pour préciser si la personne a présenté une demande d’asile et, dans l’affirmative, si la demande d’asile a été accueillie, rejetée, retirée ou abandonnée.

III. Exceptions invoquées

La section 2.2 du rapport statistique catégorise les exceptions appliquées conformément à la Loi. En 2019 2020, la CISR a principalement eu recours aux exceptions prévues aux dispositions suivantes de la Loi :

• le paragraphe 26 portant sur les renseignements personnels,
• le paragraphe 22(1) portant sur les enquêtes,
• le paragraphe 27 portant sur le secret professionnel des avocats

Mentionnons qu’une exception invoquée plusieurs fois dans le cadre d’une même demande n’est inscrite qu’une seule fois dans le rapport statistique ci-joint.

IV. Exclusions citées

Selon les articles 69 et 70, la Loi ne s’applique pas aux :

• documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d’exposition pour le public;
• documents déposés aux bibliothèques et aux musées par des personnes ou organisations extérieures aux institutions fédérales ou pour ces personnes ou organisations;
• documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Cela dit, la section 2.3 du rapport statistique est réservée à la présentation de données sur le nombre d’exclusions appliquées conformément à ces articles de la Loi.

Au cours de la période de référence 2019 2020, la CISR n’a appliqué aucune exclusion prévue aux articles 69 et 70 de la Loi.

V. Délai de traitement

Le tableau ci-dessous résume le délai de traitement des 2300 demandes traitées en 2019 2020. De ces demandes, 2289, soit 99,5 %, ont été traitées dans les délais prévus.

Ceci signifie que la CISR a répondu à un total de:

• 2034 demandes dans un délai de 30 jours ou moins (88 %),
• 266 demandes dans un délai de 31 jours ou plus (12 %),

VI. Prorogation des délais

L’article 15 de la Loi autorise les institutions gouvernementales à proroger le délai de 30 jours prévu par la loi pour le traitement d’une demande.

Au cours de la période de référence 2019 2020, la CISR a prorogé le délai dans 262 cas au total. Dans huit de ces cas, le délai prévu par la loi a été prorogé parce que le respect du délai de traitement initial aurait entravé de manière déraisonnable le fonctionnement de la CISR. Dans trois autres cas, une consultation auprès d’une institution gouvernementale était nécessaire et a rendu impossible l’observation du délai initial prévu. Dans un cas, une demande de traduction de documents a été présentée.

VII. Traduction

Une seule demande de traduction de documents d’une langue officielle à l’autre a été présentée durant la période de référence.

VIII. Méthode de consultation

En 2019 2020, 783 cas ont fait l’objet d’une communication totale ou partielle. Dans 121 de ces cas, une copie papier a été remise aux demandeurs, alors que, dans les 662 autres cas, les documents ont été remis sur support électronique.

Mentionnons que ces chiffres sont fondés uniquement sur les demandes pour lesquelles des renseignements ont été communiqués.

IX. Corrections et mention des corrections

Aucune demande de correction de renseignements personnels n’a été complétée au cours de la période de référence.

X. Coûts

Pour l’exercice 2019 2020, la Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des projets spéciaux a consacré un total estimatif de 539 753 $ pour l’application de la Loi en rémunération. Les ressources humaines utilisées pour cette période de référence s’établissent à 8 ETP.

XI​. COVID-19:

Les mesures exceptionnelles qui ont été mises en place par le gouvernement du Canada pour lutter contre la COVID-19 ont eu un impact important sur la capacité de la CISR de s’acquitter de ses responsabilités énoncées par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Même si le télétravail était une pratique courante à la Direction de l’AIPRP, notre principal défi était d’obtenir des dossiers des différents bureaux régionaux, lesquels n’avaient pas accès aux documents demandés.

6. Demandes de renseignements personnels informelles

Durant la période de référence, la CISR a traité 27 demandes de renseignements personnels informelles. Au total, 840 pages ont été examinées, et 825 pages ont été communiquées aux demandeurs.

7. Demandes de consultation

En 2019-2020, la CISR a répondu à quatre demandes de consultation présentées par d’autres institutions gouvernementales. Au total, 53 pages ont été examinées en réponse à cette consultation, et la totalité des pages a fait l’objet d’une recommandation favorable concernant la communication au demandeur.

8. Plaintes et enquêtes

Au cours de l’exercice 2019-2020, une nouvelle plainte contre la CISR a été déposée auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Cela représente 0,4 % de toutes les demandes reçues et traitées durant cette même période. Cette plainte était en cours à la fin de l’exercice et elle est liée au partage de renseignements personnels sans le consentement requis.

Aucune vérification n’a été effectuée au cours de l’exercice 2019-2020.

9. Activités de surveillance

Le directeur, en collaboration avec les analystes, assurent la surveillance du temps consacré au traitement des demandes de renseignements personnels, et ce, de façon hebdomadaire. De plus, le personnel de l’AIPRP effectue périodiquement des activités de diagnostic concernant le traitement des diverses demandes reçues.

10. Atteintes à la vie privée

Au cours de la période de référence, la CISR a relevé huit cas de violation de la vie privée, pour lesquels quatre évaluations ont été complétées. La CISR n’a pas avisé le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada puisque, dans les quatre cas, le risque a été jugé faible et la diffusion de l’information a rapidement été limitée. Les quatre autres cas possibles d’atteinte à la vie privée sont présentement en cours d’évaluation.

11. Activités de sensibilisation et de formation

Aucune séance officielle de sensibilisation à l’AIPRP n’a été donnée au personnel de la CISR.

12. Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de la période de référence 2019 2020, la CISR n’a mis en œuvre aucune politique, ligne directrice ou procédure, nouvelle ou révisée, en matière de protection des renseignements personnels.

13. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

La CISR n’a terminé aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en 2019-2020.

14. Communications en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi

En 2019-2020, des renseignements personnels ont été communiqués conformément aux alinéas suivants de la Loi; le nombre de cas où ces renseignements ont été communiqués figure dans le tableau qui suit.

15. Salles de consultation

Les personnes qui souhaitent consulter des documents communiqués au titre de la Loi peuvent communiquer avec la Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des projets spéciaux afin de prendre des arrangements pour examiner les trousses de réponse au siège de la CISR à Ottawa ou dans l’un des bureaux régionaux.

Annexes